Gegevensvalidatie

Om te zorgen dat er in een cel niet zomaar van alles ingevoerd kan worden, kun je validatie gebruiken. Daarmee geeft je aan wat is toegestaan als inhoud voor een cel. Bijvoorbeeld dat er alleen een datum ingevoerd mag worden vóór de datum van vandaag (of juist erná), of dat er alleen gekozen kan worden uit een lijst van mogelijkheden.
Dat kan handig zijn om te zorgen dat bijvoorbeeld verderop in een berekening niet een foutmelding komt te staan, omdat er iets verkeerds is ingevuld. Gegevensvalidatie is hiervoor een handig hulpmiddel!

Wil je meer leren over gegevensvalidatie? Volg dan een training. Mijn trainingen zijn altijd maatwerk: je leert dus wat je nodig hebt! Tijd stoppen in leren wat je toch niet gaat gebruiken is zonde van je tijd en van je geld!

Hoe instellen?

Selecteer de cel of de cellen waarvoor je de validatie wilt instellen.
Kies Gegevens > Gegevensvalidatie.
Stel het scherm naar jouw wensen.

Bij de cel(len zie je over het algemeen verder niets bijzonders: je ervaart vanzelf dat er een validatie is ingesteld als je iets verkeerds invoert. Verderop leg ik uit hoe je wel aanwijzingen kunt geven.

Wat gebeurt er als er toch iets verkeerd wordt ingevuld?

De standaardinstelling is dat een verkeerde invoer niet is toegestaan: je moet dus iets anders invoeren. De melding die je hierover krijg is soms wat cryptisch: het geeft in ieder geval geen aanwijzing wat het WEL zou moeten zijn. Verderop leg ik uit hoe je dat kunt aanpassen.

Voorbeeld: getallen met evt. aanvullende beperkingen

Kies onder Toestaan voor Geheel getal of Decimaal getal ①.
Kies eronder bij Gegeven voor een van de opties ②
Specificeer dat vervolgens eronder ③.
Hier kun je een vast getal typen of verwijzen naar een cel waar een getal staat ④.

Voorbeeld: datum of tijd met evt. aanvullende beperkingen

Kies onder Toestaan voor Datum ①.
Bij een tijd kies je natuurlijk voor Tijd.
Kies eronder bij Gegeven voor een van de opties ②
Eronder kun je bijvoorbeeld een startdatum invullen in de vorm van een datum ③.
Maar je kunt ook een datumfunctie gebruiken als vandaag ④ (die past zich steeds aan).
Voor een tijd kun je de tijd invoeren als 5:25 en ook hier kun je een tijdfunctie gebruiken.

LET OP: voor Excel is een datum een getal in de vorm van een datum. Als er dus bijvoorbeeld staat groter dan 1-1-2024 (wat het getal 45292) kan iemand ook bijvoorbeeld 46000 invoeren.
Zorg dus ook altijd dat de getalnotatie van een cel met een datumvalidatie in een datumnotatie staat!
Een tijd is een decimaal getal tussen 0 en 1. 12:00 is bijvoorbeeld het getal 0,5 (12/24^e = 0,5) en 18:00 het getal 9,75 (18/24^e = 0,75).

Kiezen uit een lijst

Kies onder Toestaan voor Lijst ①.
Vul eronder bij Bron in waaruit gekozen kan worden. Dit kun je doen n de vorm van teksten (van elkaar gescheiden met een ;) of door te verwijzen naar een cellenbereik waar je de opties per cel invult. ②

Aanwijzing voor het invoeren opgeven

Wil je een aanwijzing opgeven wat er ingevoerd moet worden, dan vul je het tweede tabblad Invoerbericht in.

Schakel het selectievakje in ①
Voer eventueel een titel in en het bericht eronder ②
Het ziet er dan zo uit als de cel is geselecteerd.

Aangepaste foutmelding

De standaardinstelling is dat er geen foute invoer mag komen. Dat kun je wijzigen in een waarschuwing (waarbij je alsnog de invoer kunt aanpassen) of alleen informatie dat het niet is toegestaan.

Om een aangepaste foutmelding te maken, dan vul je het derde tabblad Foutmelding in.

Schakel het selectievakje in ①
Kies de soort waarschuwing bij Stijl ②
Voer eventueel een titel in en het bericht eronder ③
Er MOET een juiste invoer gedaan worden: Kies bij stijl Stop.
Dit is een voorbeeld van een Stopwaarschuwing ④
Als je bij stijl kiest voor Waarschuwing, krijg je een melding als bij ⑤
Als je bij stijl kiest voor Info, krijg je een melding als bij ⑥