Wat veel mensen niet weten over draaitabellen

Schermafbeelding van een tabel en een draaitabel die ervan gemaakt is

Wanneer tijdens een Excel-training “draaitabellen” aan de orde komen, verbaas ik me vaak over hoe weinig mensen hierover weten. Ook mensen die er al langer mee werken.
Daarom in deze blog een paar basisvaardigheden over draaitabellen die niet moeilijk, maar wel heel handig zijn.

De basis van een draaitabel

Een draaitabel is over het algemeen gebaseerd op een cellenbereik in de vorm van een tabel. Het is altijd een goed plan om van die gegevens EERST een Excel-tabel te maken en dan pas de draaitabel.
De reden: extra toegevoegde rijen en kolommen in dit cellenbereik worden dan automatisch meegenomen bij het vernieuwen van de draaitabel! Zo je er geen tabel van hebben gemaakt, dan moet je eraan denken dat je het cellenbereik handmatig moet aanpassen.

Je maakt een Excel-tabel van door het cellenbereik te selecteren en dan op de Tab Invoegen te kiezen voor Tabel ①. Excel vraagt dan of er kopteksten in de selectie zijn meegenomen ②. Excel vraagt hiermee dus of de eerste rij van dat cellenbereik de kolomomschrijvingen zijn.
Daarna is het cellenbereik een Excel-tabel geworden.
Als een cel in die Excel-tabel is geselecteerd herken je dat aan het extra tabblad in het lint met de naam Tabelontwerp. Daar kun je ook de naam van die tabel zien (over het algemeen Tabel<nr>) en kun je die naam aanpassen naar een zinvollere naam ③.

Schermafbeelding met de 3 stappen

De rechtermuisknop is je BFF!

Meestal geeft men een opdracht voor een actie in een draaitabel via het speciale tabblad Draaitabel analyseren. Maar veel acties kun je uitvoeren via de rechtermuisknop op een cel in de draaitabel. En dat is vaak sneller en eenvoudiger.
Als je rechts klikt op een cel in het rijgebied krijg je het menu van ①. Bij het klikken op een van de resultaatcellen krijg jet het menu van ②.

Schermafbeelding van de twee menu's

TIP: niet alleen in draaitabellen is je rechtermuisknop je BFF: Best Friend Forever!

Meer berekeningen mogelijk met hetzelfde veld

Een veld waarmee je een berekening wilt maken zet je in het gebied Waarden. Bij een getal zal het dan worden opgesteld (Som van <veldnaam>).
Als je behalve de optelling ook bijvoorbeeld het gemiddelde en/of het aantal wilt berekenen, kun je dat veld vaker naar het gebied Waarden slepen. In eerste instantie zal het dan Som van <veldnaam>2/3/enz genoemd worden.
Maar via de rechtermuisknop in een van die resultaatcellen, kun je eenvoudig kiezen voor een andere berekening via Waarden samenvatten per.

Schermafbeelding van het menu bij de rechtermuisknop van een cel met een berekende waarde. Je ziet de opdracht Waarden samenvatten per en de mogelijke berekeningen,

Nog meer berekeningen direct mogelijk

Behalve de hierboven genoemde berekeningen, kun je de gegevens ook nog op een andere manier weergeven. Klik hiervoor ook weer op een resultaatcel en kies dan voor Waarden weergeven als. Je hebt nu een groot aantal berekeningen waaruit je kunt kiezen.

Schermafbeelding van het menu van Waarden weergeven als met 2 voorbeelden van het resultaat.

Kolombreedte niet meer automatisch aanpassen

Als je een draaitabel aanpast, zie je dat de kolombreedte zich automatisch aanpast. Dat kan handig zijn, maar niet altijd als er meer draaitabel op hetzelfde werkblad staan.
Je kunt dat uitzetten bij de instellingen van die draaitabel.

Klik met de rechtermuisknop in de draaitabel > Opties voor draaitabel.
Je krijgt dan een dialoogvenster met veel tabs. Op de tab Indeling & Opmaak kun je onder andere het automatisch aanpassen van de kolombreedte uitschakelen.

Schermafdruk van het dialoogvenster Opties voor draaitabel met omkaderd de opdracht over de kolombreedte.

Volgorde aanpassen

De standaardinstelling is dat de items in het rijgebied in oplopende volgorde worden weergegeven ①. Maar … als er in het cellenbereik van de tabel een nieuw item bijkomt, zal die altijd onderaan geplaatst worden ②.
Je kunt die volgorde handmatig aanpassen door dat item te verslepen naar de gewenste positie ③of je klikt met de rechtermuisknop in een van de items > Sorteren > kies de sorteervolgorde ④.

Schermafbeeldingen van de 4 genoemde situaties

Lay-out aanpassen

Draaitabel kun je in een andere layout zetten. Je regelt dat via de tab Ontwerpen > Rapportindeling. Er zijn 3 opties: de compacte, overzichts- en de tabelweergave.
Verder kun je daar met de knoppen Subtotalen en Eindtotalen aangeven of je die wel of niet wilt zien.
De standaardlay-out is de compacte weergave met subtotalen en eindtotalen.

Schermafbeelding van de tab Ontwerpen met verschillende rapportindelingsopties en voorbeelden

Standaardontwerp zelf instellen

Gebruik je liever een andere lay-out als standaard, dan kun je dat instellen met Bestand > Opties > Gegevens > Standaardindeling bewerken.
Je kunt hier niet alleen het standaardontwerp aanpassen, maar ook de opties die je graag wilt zien voor nieuwe draaitabellen.

Schermafbeelding van de knop bij de Opties en eht scherm dat er dan vershcijnt waarin je de standaardinstelling kunt wijzigen.

Let op: deze instelling geldt voor alle nieuwe draaitabellen die je maakt!

 

Checkbox in Excel

Decoratieve afbeelding met ja/nee, waar/onwaar, checkbox in- en uitgeschakeld

Hoe kun je de checkbox gebruiken in Excel?

Recent is in Excel op het tabblad Invoegen een nieuwe knop te vinden: Checkbox.
Soms kwam dit in trainingen voor gevorderden nog wel eens aan de orde, maar dan heb ik het over de ‘oude’ checkbox op het tabblad Ontwikkelaars. Die is er nog steeds, maar deze nieuwe werkt veel eenvoudiger: zelfs voor beginners!
Het enige wat je hiermee lijkt te doen is in de cel een aankruisvakje plaatsen, die je in en uit kunt schakelen. Dat kan bijvoorbeeld handig zijn voor to-do-lijstjes.
Maar er kan meer, zoals je in dit blog kunt zien.
Je kunt de checkbox inzetten als selectievakje dat je kunt inschakelen of uitschakelen, maar je kunt het ook gebruiken om aan te geven of is waar is of niet.

Wat en hoe?

In formulieren heb je vast aankruisvakjes wel eens gebruikt. Om akkoord te gaan met Algemene Voorwaarden bijvoorbeeld. Of om aan te geven dat je wel/niet nieuwsbrieven wilt ontvangen.
Zo’n aankruisvakje of checkbox kun je ook in Excel gebruiken. Je vindt dit op het tabblad Invoegen. In de afbeelding hieronder zie je die knop en een voorbeeld hoe je die kunt gebruiken.

Schermafbeelding knop Checkbox op tab Invoegen een een voorbeeld van het gebruik bij een to-do-lijst

  • Selecteer de cel(len) die een checkbox moeten krijgen.
  • Klik op de knop Checkbox.
  • Klik in een checkbox om die te in te schakelen of uit te schakelen.

Berekeningen maken met checkbox

Een checkbox is intern in Excel eigenlijk een logische waarde (ook wel Boolean genoemd). Ofwel WAAR of ONWAAR (Engels: TRUE of FALSE).
Hieronder staat in de D-kolom een formule =C2, =C3, =C4, enz.
Je ziet dat als de checkbox is ingeschakeld , dat dit dan gezien wordt als WAAR en niet-ingeschakeld als ONWAAR.

Schermafbeelding met 2 checkboxen ingeschakeld en 5 uit. Ernaast de formule die WAAR of ONWAAR laat zien

In feite kun je het ook omdraaien.
Als je werkblad er zo uitziet, kun je het ook heel simpel ‘omtoveren’ naar checkboxen.

  • Zet in cellen WAAR of ONWAAR
  • Selecteer de cellen en klik op de knop Checkbox.

Op deze manier lijkt een checkbox een soort opmaak voor WAAR of ONWAAR.

Schermafbeelding met i de C-kolom de tekst WAAR of ONWAAR. Ernaast een afbeelding waar die WAAR en ONWAAR zijn omgezet naar checkboxen die in- of uitgeschakeld zijn

Tellen hoeveel taken zijn voltooid?

Met checkboxen kun je berekeningen maken. Zo kun je laten tellen hoe vaak WAAR voorkomt, als je wilt weten hoeveel acties er zijn voltooid. Je telt met een voorwaarde, dus gebruik je AANTAL.ALS (Engels: COUNTIF).

In dit voorbeeld dus =AANTAL.ALS(C2:C8;WAAR): kijk in het gebied C2:C8 en tel het aantal keren dat daar WAAR voorkomt.

Voorbeeld van de ToDolijst met de berekening van de het aantal voltooide taken

Checkbox geeft automatisch status aan

Je kunt een checkbox ook gebruiken in plaats van berekeningen die als uitkomst WAAR of ONWAAR hebben. Hieronder zie je een afbeelding met orderbedragen en betaalde bedragen. In de kolom Afgehandeld staat de formule =B4=C4. Die levert WAAR of ONWAAR op.

Afbeelding 1 met een berekening =B4=C4 die WAAR of ONWAAR geeft. Afbeelding 2 waarbij die berekeningen zijn omgezet naar checkboxen

In feit staat er dus een bewering die WAAR of ONWAAR zal geven.
Selecteer je dan die cellen en klik je op de knop Checkbox, dan zie je een ingeschakelde checkbox als het is afgehandeld.

Je kunt in deze situatie de checkbox dus niet gebruiken om in en uit te ‘klikken’! Dat komt omdat die als het ware als een opmaak voor WAAR of ONWAAR is gebruikt.

WAAR=1 en ONWAAR=0

Soms zie je dat WAAR en ONWAAR ook gebruikt moeten worden in functies. Bijvoorbeeld bij VERT.ZOEKEN (Engels VLOOKUP) moet vaak als laatste argument ONWAAR worden ingevuld. Sommige mensen gebryuiken daarvoor een 0, wat ook werkt. Dat komt omdat ONWAAR intern ook 0 is (en WAAR is 1).
Je zou dus ook de cellen kunnen optellen. Alle voltooide taken zijn immers 1!
Toch werkt dit anders dan je wellicht denkt!

Formule met de SOM van de checkboxen (resultaat 0) en de individueel pgetelde cellen met checkboxen, die 2 als resultaat geeft

Je ziet dat als je =SOM(C2:C8) gebruikt, dat er dan 0 uitkomt!
Wen als je de individuele cellen optelt (zoals in C11) dat je dan wel 2 krijgt!

Hoe komt dat?
Bij SOM worden alle getallen in het gebied opgeteld, maar de logische waarden WAAR en ONWAAR worden genegeerd. Dat gebeurt niet bij de optelling van de individuele cellen!

 

Soms werkt het wel en soms werkt het niet …?

Symbolische afbeelding: soms regent het en som schijnt de zon en de verbazing hierover

Waarom werkt het soms wel en soms niet?

In een training krijg ik vaak een melding: “bij mij doet ie het niet” of “bij mijn collega werkt het wel en bij mij niet” (of andersom).
In dit blog laat ik twee voorbeelden hiervan zien. En natuurlijk een verklaring (want meestal is die er wel!)

Bij SOM wordt het gebied wel/niet vanzelf uitgebreid

In een bestand is de SOM-functie gebruikt voor een totaaltelling.
Bij de ene gebruiker gebeurt er bij het tussenvoegen van een nieuwe rij het een en bij een andere gebruiker gebeurt in hetzelfde bestand iets anders.
Hoe kan dat?

Voor deze uitleg gebruik ik het volgende voorbeeld.

Gebruiker 1

  • In een bereik zijn in B3:B7 een aantal getallen ingevuld. Zie ① in de afbeelding hieronder.
    Daaronder in B8 staat een optelling van die getallen met een SOM-functie: =SOM(B3:B7).
  • Vervolgens wordt er onder rij 7 een nieuwe lege rij ingevoerd. Je ziet de nieuwe situatie bij ②. De berekening van het totaal is niet gewijzigd. Die staat nu in B9 en is nog steeds =SOM(B3:B7).
  • Zodra je een getal typt in B8 wordt de formule van de optelling gewijzigd in =SOM(B3:B8). Zie situatie ③.
    Met andere woorden: de formule neemt automatisch de inhoud van de nieuwe ingevoegde cel mee.

Schermafbeelding met 3 stappen: 1=startsituatie 2=ingevoegde rij 3=de berekening is aangepast.

Gebruiker 2
De startsituatie is hetzelfde als hierboven: ①.

  • Na het invoegen van de rij is de situatie nog steeds hetzelfde: ②.
  • Maar nu wordt bij het invoegen van een getal in B8 de formule van de optelling niet gewijzigd: ③.
    Die blijft hetzelfde!
    Omdat hier nu een aangrenzende waarde niet wordt meegenomen, verschijnt er een groene driehoek in die cel en een waarschuwingspictogram (als de cel is geselecteerd).

Schermafbeelding met 3 stappen: 1=startsituatie 2=ingevoegde rij 3=de berekening is niet aangepast.

Rara, hoe kan dat?

Dit heeft te maken met een instelling in Excel. De instellingen kun je vinden (en aanpassen) bij Bestand > Opties.
Je gaat naar de rubriek Geavanceerd en het onderdeel Opties voor bewerken.

Als Opmaak en formules van gegevensbereiken doorvoeren is INgeschakeld, krijg je de situatie als bij gebruiker 1. Als dit is uitgeschakeld krijg je de situatie van gebruiker 2.

Het dialoogvenster Opties voor Excel met de instelling waarover geschreven wordt

Dit is dus een persoonlijke en niet een bestand-gebonden instelling!
Daarom kan dit in hetzelfde bestand bij de een anders uitpakken dan bij de ander!

Bij Validatie wordt het gebied wel/niet vanzelf uitgebreid

Hetzelfde probleem, maar dan door een heel andere oorzaak.
In onderstaand voorbeeld is gegevensvalidatie toegepast cel B5. Als je die cel selecteert zie je dat er een keuzeknop achter verschijnt (pijl). Als je op die keuzeknop klikt, zie je de opties waaruit je kunt kiezen: Artikel 1 t/m Artikel 6.

Schermafbeelding van een cel met een validatie Lijst en de opties die gekozen kunnen worden

Situatie 1

Om die gegevensvalidatie te kunnen maken is een lijst gemaakt met de verschillende keuzemogelijkheden. Om te zorgen dat dit automatisch uitbreidt bij nieuwe artikelen in die lijst, is er een tabel van gemaakt (Invoegen > Tabel).

Daarna is de gegevensvalidatie bij die cel gemaakt met Gegevens > Gegevensvalidatie.
Bij Toestaan is gekozen voor Lijst ① en de Bron voor die items in die lijst (die tabel die hiervoor is genoemd) is $P$3:$P$8 ②.

Schermafbeelding van het dialoogvenster gegevensvalidatie met de instellingen zoals beschreven in de tekst. En de tabel met de keuzemogelijkheden

Nu wordt er aan de tabel een artikel toegevoegd aan het einde ②. Je ziet dat de keuzelijst van B5 automatisch ook die nieuwe keuze biedt ①. Dat komt omdat er verwezen wordt naar een kolom in een tabel. Die tabel is uitgebreid en dus de keuzelijst van B5 ook.
Je ziet dat als je de gegevensvalidatie bekijkt: die loopt nu tot P9 ③.

Schermafbeelding die toont 1=de lijst in de cel B5 is uitgebreid 2= de tabel met een nieuwe optie erbij 3=de aangepaste bron van de gegevensvalidatie

Situatie 2

Hierbij is ook een lijst gemaakt en is van die lijst een tabel gemaakt, maar het verschil is de plaats waar die tabel staat. Deze tabel staat niet op hetzelfde werkblad als de validatie, maar op een ander werkblad in dat bestand.

Je ziet dat bij de gegevensvalidatie: er wordt verwezen naar de cellen A4:A9 op het werkblad met de naam Variabelen.

Schermafbeelding waarbij de tabel op een ander werkblad staat. Ook hoe de bron er bij de validatie dan uitziet.

Als de tabel nu uitbreidt met een nieuw artikel ②, wordt de validatie bij B5 niet uitgebreid ①. Bekijk je de validatie ③ dan is het niet aangepast!

Schermafbeelding die toont 1=de lijst in de cel B5 is niet uitgebreid 2= de tabel met een nieuwe optie erbij 3=de niet aangepaste bron van de gegevensvalidatie

Rara, hoe kan dat?

Dat heeft te maken met de plaats van de tabel:

  • De tabel waar de gegevensvalidatie naar verwijst staat op hetzelfde werkblad als de cel met de validatie: de validatie wordt automatisch uitgebreid als de tabel groter wordt.
  • De tabel waar de gegevensvalidatie naar verwijst staat op een ander werkblad als de cel met de validatie: de validatie wordt niet automatisch uitgebreid als de tabel groter wordt.

Kun je dat wel werkend krijgen?

Je kunt de validatie waarvan de tabel op een ander werkblad staat automatisch uitbreidbaar maken, als je de gegevens daar een naam geeft. Die naam gebruik je dan in de validatiebron.

  • Stap 1:
    • Selecteer hiervoor de kolomgegevens van de artikelen (A4:A9).
    • Klik vervolgens in het naamvak en typ de gewenste naam (hier Productenlijst).
    • Bevestig dat met Enter (niet vergeten!!)
  • Stap 2:
    • Gebruik bij de gegevensvalidatie als Bron de naam die je hebt toegekend.

Schermafbeelding hoe je de naam toekent en hoe je dat gebruikt in de gegevensvalidatie

Wat betekent een # in Excel?

Afbeelding van een formule met een #, nl. =SOM(E3#)

Het kan steeds vaker voorkomen dat je in Excel dit ziet staan: het #-teken achter een celadres.
Wat houdt dat in? Waarom verschijnt dat?

Het heeft te maken met ‘dynamische bereiken’ (Engels: dynamic arrays) die gebruikt worden. Daarom eerst een uitleg over dat onderwerp.

Video bij Blog

Bij dit blog is ook een videotip gemaakt. Dit is de link https://youtu.be/NoBwsSEXZOY

Wat is een dynamisch bereik?

Je verwacht waarschijnlijk dat in cel D2 staat: =B2*C2> En dat die formule is gekopieerd naar de andere cellen eronder. Ze werkt Excel al vanaf het begin!
Afbeelding met tekst, schermopname, nummer, Lettertype Automatisch gegenereerde beschrijving

Maar je kunt dit tegenwoordig ook anders maken. Je wilt immers dat in de D-kolom alle prijzen van B vermenigvuldigd worden met alle aantallen in C op dezelfde rij! Dan hoef je maar één berekening te maken waarin je dat aangeeft: =B2:B6 * C2:C6

Afbeelding met tekst, schermopname, nummer, Lettertype Automatisch gegenereerde beschrijving

Als je dit invoert ziet het er zo uit.

De berekening staat in één keer in D2:D6. En er staat een blauwe rand om die cellen. Als je heel goed kijkt, zie je dat de berekening in de formulebalk in D2 zwart is, en in de andere cellen grijs.

Dat betekent dat de formule alleen in D2 staat en ‘overloopt’ in de andere cellen van het blauw omrande gebied: het overloopgebied of het dynamische bereik.
Zou er iets staan in een van die cellen, dan krijg je een foutmelding: #OVERLOPEN! (Engels: #SPILL!) Maak je de cel weer leeg dan is het probleem opgelost!

Afbeelding met tekst, schermopname, Lettertype, lijn Automatisch gegenereerde beschrijving

Een dynamisch bereik is dus een gebied waarin één formule staat (in de cel linksboven), die overloopt in de andere cellen van het blauw omrande gebied. Je ziet die blauwe rand als je een cel in dat gebied selecteert.

Berekening maken met een dynamisch bereik

Ga je nu een totaaltelling maken in D8 ①, dan zie je dat zodra je het overloopgebied exact selecteert ②, dat niet meer het gebruikelijke D2:D6 verschijnt, maar D2#.
Dat betekent “het overloopgebied dat begint in D2”. Dat moet in dit geval (SOM) worden opgeteld.

Afbeelding met tekst, schermopname, nummer, Lettertype Automatisch gegenereerde beschrijving

Nieuwe functies met dynamische bereiken

In bovenstaande situatie kies je er zelf voor om een formule te maken met een dynamisch bereik. Maar er zijn intussen ook al veel functies die als uitkomst altijd een dynamisch bereik hebben.

Een voorbeeld is de fdunctie FILTER(). Die geeft als resultaat een gefilterde lijst in een dynamisch gebied.
In de afbeelding wordt links hierbij een normaal cellenbereik gebruikt ① en rechts een tabel ②.

=FILTER() heeft hier 2 argumenten.

  • Het eerste is het tabelbereik (bij ① A3:C17 en bij ② de naam van de tabel Tabel1).
  • Het tweede argument is de kolom waarop gefilterd moet worden (bij ① B3:B17 en bij ② de naam van de kolom Cat. van Tabel1: Tabel1[Cat.]). Die kolom moet gelijk zijn aan een B (=”B”).

Je ziet dat in beide gevallen het resultaat een dynamisch bereik is.

Afbeelding met tekst, schermopname, nummer, software Automatisch gegenereerde beschrijving

Een ander voorbeeld van een dynamische functie is UNIEK (Engels UNIQUE). Die geeft als resultaat een lijst met de unieke items uit een gebied.

De functie heeft hier 1 argument.

  • Het bereik waar de unieke items uit moeten komen.
    Bij ① B3:B17 en bij ② de kolom Land van herkomst van de tabel Tabel2 (Tabel2[Land van herkomst]).

Afbeelding met tekst, schermopname, software, nummer Automatisch gegenereerde beschrijving

Weer de #

Zou ik bij de functie FILTER een optelling maken van het dynamische bereik, dus =SOM(E3#), dan zullen alle data in de cellen E3:G8 opgeteld worden: 404,8. Daarbij zullen alleen getallen van G3:G8 opgeteld worden (SOM slaat niet numerieke gegevens over bij het optellen).

Zou ik de functie AANTALARG (Engels COUNTA) gebruik bij het dynamische bereik van de uniek-functie, dan staat er dus =AANTALARG(D3#) en is de uitkomst 3.

Afbeelding met tekst, schermopname, nummer, Perceel Automatisch gegenereerde beschrijving

Voordelen van een tabel versus bereik

Een dynamische functie kan dus zowel overweg met een cellenbereik als met een Excel-tabel. Maar dat laatste is flexibeler!
Stel dat er bij het voorbeeld van de filterfunctie een artikel categorie B bij komt. Dan zal bij ① het cellenbereik handmatig aangepast moeten worden (je moet er dus zelf aan denken en actie ondernemen!). Bij een tabel wordt de tabel vanzelf groter en past het resultaat zich vanzelf aan ②! Minder kans op fouten dus!

Afbeelding met tekst, schermopname, nummer, diagram Automatisch gegenereerde beschrijving

Bij UNIEK hetzelfde: wordt het bereik groter, dan breidt de tabelformule zich automatisch uit en de bereikformule doet dat niet.

Afbeelding met tekst, schermopname, nummer, software Automatisch gegenereerde beschrijving

Samenvatting

De # kom je dus tegen in berekeningen waarbij verwezen wordt naar een dynamisch bereik.
Zo’n bereik is herkenbaar aan de blauwe rand eromheen, als je een cel in dat bereik selecteert.
De berekening staat alleen in de cel linksboven van dat bereik en ‘loopt over’ in de andere cellen (die cellen moeten leeg zijn).
Een dynamisch bereik komt het beste tot zijn rechts als je die gebruikt met een Excel-tabel. Bij het groter (en kleiner) worden van de tabel, past het bereik zich automatisch aan omdat er tabelformules gebruikt worden, zoals je ziet in de laatste afbeelding.

PDF importeren in Word en Excel

Decoratieve afbeelding die symboliseert dat je een pdf kunt binnehalen in Word en Excel

Een PDF-bestand wordt vaak gebruikt omdat het er dan op alle apparaten hetzelfde uitziet. Dat geeft de afkorting al aan: Portable Document Format. Ook wordt het vaak gebruikt omdat het door de meeste mensen niet bewerkt kan worden. Zo’n bestand lees je met een PDF-reader, een gratis programma (de bekendste is waarschijnlijk Adobe Reader. Maar als je de PDF wilt kunnen bewerken, dan heb je aanvullende software nodig waar je vaak voor moet betalen!
Maar tijdens trainingen krijg ik vaak de vraag of je er met de Office-programma’s “wat mee kunt”. Het antwoord is vaak “ja”. Met Word kun je het openen en bewerken. In Excel kun je de gegevens eruit halen bijvoorbeeld voor verdere analyse.

Is de PDF tekst of een afbeelding?

Om antwoord te krijgen op deze vraag moet je het document in een reader openen. Kun je dan over de tekst slepen met de muis, dan is het een tekst ①. Lukt dat niet en wordt in feite de hele pagina geselecteerd, dan is het een afbeelding ②. Met een afbeelding kun je meestal minder doen dan met een tekst.

2 voorbeelden die het vershcil laten zien tussen een pdf met tekst die je iunt selecteren en een pdf als een afbeelding.

Overnemen met kopiëren en plakken

Als je over de tekst kunt slepen, kun je die selecteren, kopiëren (Ctrl+c) en dan elders plakken (zie ②) en dan verder bewerken. Toch kan dat er soms totaal anders uitzien dan in de PDF!

PDF document bewerken in Word

In Word kun je een pdf openen. Je krijgt dan wel een waarschuwing dat het even kan duren en dat het er niet hetzelfde kan uitzien als het origineel. Soms levert dit zelfs wat op als het een pdf-afbeelding is.

Schermafdruk van de waarschuwing

Loop het document goed langs, want er wil nog wel eens ‘gewone’ tekst in een tekstvak staan.
Maar je kunt het bewerken. Als je het opslaat wordt het standaard een Word-document.

PDF-documenten en Excel

In Excel kun je niet direct een PDF openen, maar je kunt de gegevens wel importeren.

  • Kies Gegevens > Gegevens ophalen > Uit bestand > Uit PDF.
  • Selecteer het PDF-bestand.
  • In het navigatievenster zie je hoe het bestand is opgebouwd.
    Schermafdruk met uitleg van het Navigator-venster

    • Er kunnen bijvoorbeeld tabellen in staan die herkend worden ①. Ook zie je altijd de pagina’s staan ②.
    • Klik je op een element dan zie je rechts een voorbeeld ③: handig voor de herkenning.
    • Kies wat je wilt gebruiken om te importeren. Kies bij voorkeur tabellen, want daar heb je het minste werk aan (bij een pagina staan bijvoorbeeld ook kop- en voetteksten er altijd bij).
      Als je meer elementen nodig hebt, moet je dat eerst aangeven ④.
    • Kies daarna Gegevens transformeren om te bewerken ⑤.
  • Je bent nu overgeschakeld naar Power Query. In dat programma voer je de bewerkingen uit die nodig zijn. Het lijkt heel veel op Excel en je zult veel dingen op dezelfde manier kunnen doen als in Excel. Gebruik ook hier vaak de rechtermuisknop, want die is erg handig.
    Verwijder bijvoorbeeld kolommen en rijen die je niet nodig hebt. Splits kolommen als gegevens verdeeld moeten worden.
    Schermafdruk van Power Query met een uitleg van de onderdelen

    • Alle bewerkingsstappen die je uitvoert worden vastgelegd als Toegepaste stappen ①.
    • Ongedaan maken bestaat hier niet, maar je kunt wel een stap verwijderen met het kruisje ②.
    • Je ziet steeds hoe het uitpakt in het voorbeeld ③.
  • Als alles naar wens is, zet je het in Excel met Sluiten en laden④.
    • Standaard wordt het dan een tabel op een nieuw werkblad.
      Maar kies je het menu van die knop en dan Sluiten en laden naar… dan heb je ook andere mogelijheden om te importeren.
      Schermafdruk van de knop Sluiten en laden naar en het venster dat daarna verschijnt
  • De gegevens staan dan in Excel.
    • Heb je een foutje gemaakt, of moet er nog meer gedaan worden? Dubbelklik dan rechts op de query die gemaakt is (of rechtsklik erop > Bewerken).
      Je kunt dan aanvullingen doen of verbeteringen aanbrengen.
      Schermafdruk van het deelvenster Query's en verbindingen, waar je de gemaakte query kunt zien
    • Zet het weer terug met Sluiten en laden.

Houd er rekening mee, dat er op deze manier een koppeling is tussen de PDF en je Excel-bestand. Als je het Excel-bestand sluit en later weer opent krijg je dan ook een melding dat er Externe koppelingen zijn.
Wil je van die koppeling af? Klik dan met de rechtermuisknop op de query en kies Verwijderen. Je houdt dan alleen de tabel over.

Over Power Query is nog veel meer te melden. Wil je meer weten? Neem contact op voor een training of werkplekbegeleiding: https://toels-pc.nl.

Welke opties heb je met een afbeelding-PDF?

Zoals eerder aangegeven kun je hier soms wat mee als je het opent in Word.
In Excel kun je een poging wagen om de tekst uit een afbeelding te halen. Het eindresultaat is sterk afhankelijk van de kwaliteit van de afbeelding!
Excel kan tekst halen uit een afbeeldingbestand (bijv. JPG of PNG) of uit een gekopieerde afbeelding. Een PDF-is geen afbeeldingsbestand dus Afbeelding uit bestand kun je niet gebruiken niet werken.

  • Open het PDF-bestand in een reader.
  • Je moet de afbeelding op het klembord krijgen. Dan kan bijvoorbeeld zo.
    • Klik op de afbeelding en kopieer dit met Ctrl+c.
      De afbeelding staan nu op het klembord.
    • Maak een schermafdruk met Windows+Shift+s en sleep over de gegevens die in de afbeelding moeten komen.
  • Kies daarna in Excel Gegevens > Uit afbeelding > Afbeelding uit Klembord.
     Schermafdruk van de knop om gegevens te halen uit een afbeelding
     Rechts verschijnt een schermdeel waar de afbeelding wordt ‘gelezen’.
  • Gebruik Controleren ① om de plaatsen langs te gaan waar Excel vraagtekens bij heeft. Verbeter dit als dat nodig is > Accepteren ②.
    Schermafdruk van het deelvenster dat je moet doorlopen om de gegevens te controleren en in te voegen
  • Kies daarna Gegevens invoegen ③ om de gegevens in Excel te krijgen.

De gegevens staan nu in het werkblad en je kunt ermee aan de slag.
In tegenstelling tot ophalen uit een pdf-bestand, is er nu geen koppeling met de afbeelding meer.

Zoeken in de Office-programma’s

Decoratieve afbeelding die zoeken in een tekst symboliseert

In de enorme hoeveelheid gegevens op je computer zul je niet altijd exact weten waar iets staat. Dus zul je ‘zoeken’ vast wel eens gebruikt hebben. Het klinkt simpel, maar tijdens trainingen merk ik toch soms wat problemen hiermee of krijg ik een “Oh, DAT is handig!” te horen.
Hoe het zoeken gebeurt is niet in alle Microsoft Office-programma’s hetzelfde. Eenduidigheid is hierbij ver te ‘zoeken’ 😉!
Daarom dit blog over Zoeken.

Wat bijna altijd geldt bij Zoeken

  • Wat wordt gezocht?
    Als je in een programma ‘zoeken’ gebruikt wordt er bijna altijd naar een combinatie van tekens gezocht. Dat betekent dat als je zoekt naar ‘scherm’ dat je dan niet alleen het woord ‘scherm’ vindt, maar ook bijvoorbeeld ‘beschermen’, ‘schermtijd’.
  • Waar wordt gezocht?
    Als je tevoren een selectie hebt gemaakt, zal in eerste instantie alleen binnen die geselecteerde tekst/cellen/dia’s/map worden gezocht. Heb je geen selectie gemaakt, dan wordt overal gezocht. Bekijk bijzonderheden per programma hieronder.
  • Sneltoets
    In de meeste programma’s kun je het zoeken starten met een vaste sneltoets: Ctrl+f van het Engelse Find). Vreemd genoeg is de sneltoets in Outlook anders, namelijk Ctrl+e.
    Na die sneltoets moet je de zoektekens opgeven. Hoe dat gebeurt is niet in alle Office-programma’s hetzelfde.
  • Waar vind je het?
    In de Office-programma’s vind je dit ‘zoeken’ op de tab Start met een loep-afbeelding erbij: in Word en PowerPoint is Zoeken een aparte opdracht ①, in Excel is het een opdracht in het menu bij Zoeken en selecteren ②. In Outlook staat het niet op een tabblad maar in de titelbalk bovenaan ③.
    Afbeelding van de verschillende zoekopdrachten in de Officeprogramma's

Omdat de verschillende instellingen en keuzes die je hebt per Office-programma nog verschillen, beschrijf ik het hierna per programma.

Word

Als je een tekst in Word gaat doorzoeken, krijg je met Bestand > Zoeken (of Ctrl+f) een apart schermdeel Navigatie te zien. In dit scherm is dan Resultaten geselecteerd. Als je dat schermdeel al had, zal overgeschakeld worden naar het onderdeel Resultaten.
Je typt hier de zoektekens in ① en direct eronder zie je hoe vaak dit voorkomt ②. In het document zelf worden die zoektekens gemarkeerd ③.
In het navigatievenster kun je bladeren door de gevonden resultaten met de knoppen bij ④.

Het navigatievenster en het document waarin de zoekteksten zijn gemarkeerd

Wil je nauwkeuriger zoeken, dan kun je de Opties gebruiken via de menuknop ①.
Dan verschijnt een apart scherm ②. Daar kun je bijvoorbeeld opgeven dat je alleen de tekencombinatie wilt vinden als een Heel woord of dat er ook onderscheid gemaakt moet worden tussen hoofd- en kleine letters (Identieke hoofdletters/kleine letters).

Afbeelding hoe je het navigatievenster kunt uitbreiden met Opties

Wat hier pas sinds kort aanwezig is, dat je kunt zoeken op de tekens aan het begin of einde, dat dat je leestekens (interpunctie) en spaties kunt negeren bij het zoeken ③.
Ook kun je zou zoekwensen tegenwoordig als een standaard laten instellen met de knop bij ④.

Word kent ook Geavanceerd zoeken. Dit vind je in het menu van de Zoeken-knop ①. Heb je het Navigatiescherm, dan vind je dat onder het menu ②.

Waar staat de opdracht Geavanceerd zoeken in het lint en navigatievenster

Dit levert een dialoogvenster op met nog meer mogelijkheden. Met Volgende zoeken kun je langs de resultaten in het document gaan. Met de knop Minder/Meer ① kun je dit uitgebreider maken of niet.

Uitleg met nummering van dialoogvenster Zoeken en vervangen in Word
Handig zijn hier:

  • Markeren voor lezen ② zal alle gevonden tekst geel markeren in het hele document
  • Zoeken in ③ om aan te geven of je in de tekst van het document wilt zoeken of in de kop-voettekst
  • Opmaak ④ om bepaalde opmaak te zoeken. Als je geen tekens invult zal bijvoorbeeld “vet en cursief’ gevonden worden. Als je er tekens bij opgeeft alleen de tekens in die opmaak.
    Met de knop Geen opmaak ⑤ kun je die opmaak weer verwijderen.
  • Speciaal ⑥ om speciale tekens te zoeken zoals een Enter (=Alineamarkering), een zelf aangebracht pagina-einde of een vaste spatie. Die worden met een code weergegeven in het zoekvak (^p is bijvoorbeeld een Enter).

Excel

In Excel vind je Zoeken op de tab Bestand in het menu bij Zoeken en selecteren. Ook hier ga je met Volgende zoeken steeds naar het volgende zoekresultaat.

Uitleg met nummering van het dialoogvenster Zoeken en vervangen in Excel

Met Opties kun je het dialoogvenster uitgebreid of minder uitgebreid maken.

  • Binnen ①: hier geef je aan of je alleen wilt zoeken in het huidige werkblad of in het hele bestand (werkmap).
  • Zoekrichting ②: geef aan of je rij voor rij wilt doorzoeken of kolom voor kolom.
  • Zoeken in ③: geef aan in welke soort gegevens je wilt zoeken (bijvoorbeeld in formules of notities).
  • Identieke hoofdletters/kleine letters en Identieke celinhoud ④ zijn hetzelfde als bij Word.
  • Opmaak ⑤ geeft je de optie om bepaalde opmaak te zoeken of de zoektekst in een bepaalde opmaak (net als bij Word)
  • Alles zoeken ⑥ breidt het dialoogvenster nog verder uit en toont alle plekken waar het zoekresultaat staat. Dit kun je gebruiken om erheen te gaan (erop klikken).
    Vergeet niet dat je een dialoogvenster groter kunt maken als je rechtsonder deze puntjes ziet!
    Schermafbeelding met resultaat van Alles zoeken in Excel

PowerPoint

In PowerPoint is veel hetzelfde als in Word. Het dialoogvenster is vrij eenvoudig. Wat hier bijzonder is, is dat er ook een knop Vervangen aanwezig is. Daarmee kun je de zoektekens laten vervangen door andere tekens.

Dialoogvenster Zoeken in PowerPoint

Wat PowerPoint heeft en de andere programma’s niet, is het vervangen van een gebruikt lettertype in de hele presentatie.

Dialoogvenster in PowerPoint om lettertype te vervangen

Outlook

Outlook is wat zoeken betreft een buitenbeentje. Allereerst is van belang in welk onderdeel je zoekt: in de mail, agenda of contacten.
Als je in het zoeken-vak van de mail klikt en iets typt vult het programma dit aan voorgestelde teksten, namen van geadresseerden of afzenders, bestanden waar de tekst in kan voorkomen enzovoort.

Voorbeeld van zoektekst in Outlook en de voorstellenlijst

Tegelijk zal er een speciaal tabblad Zoeken verschijnen waarin je het zoeken verder kunt opgeven. Belangrijk is bijvoorbeeld het Bereik waar gezocht wordt (Huidige postvak, huidige map, Alle postvakken, Submappen of Alle Outlookitems).

Speciale tabblad Zoeken in Outlook Email

Dat speciale tabblad Zoeken past zich aan het onderdeel van Outlook aan waar je zoekt.
Zo ziet het eruit in de Agenda ① en zo in de Contacten ②.

Speciale tabblad Zoeken in Outlook Agenda en Contacten

Afbeeldingsindelingen in Word

Altijd een lastig onderwerp in een training: wat gebeurt er nu met een afbeelding in Word en met de tekst die er wel/niet omheen gaat.
Wat er gebeurt, hoe je dat kunt beïnvloeden en welke instellingen er mogelijk zijn leer je in deze blog.

Dit blog sluit aan bij de minicursus op YouTube: https://youtu.be/XmAEyxIqT78

Afbeeldingen en objecten

Wat ik hier ga uitleggen geldt niet alleen voor afbeeldingen, maar ook voor andere objecten. Denk aan vormen, grafische vormen, SmartArts en grafieken.

Voorbeelden van andere objecten (vorm, pictogram, grafiek en smartart)

Bij al die elementen zie je een knop ernaast, als die is geselecteerd: de knop Indelingsopties.

voorbeeld van een geselecteerde foto met de knop Indelingsopties ernaast
In het lint heb je ook bij afbeeldingen en objecten die geselecteerd zijn een speciaal tabblad, waar je die opdrachten ziet die speciaal bedoeld zijn voor dit object. Hieronder zie je die tabbladen voor een afbeelding en een vorm.

Twee voorbeelden van de speciale tabs in het lint

Afbeeldingen en objecten kun je altijd invoegen met kopiëren en plakken. In Word vind je de opties in het menu Invoegen in de groep Illustraties.

De knoppen op de tab INvoegen om afbeeldingen of andere objecten in te voegen

Welke indelingsopties zijn er en wat betekent dat?

Als de afbeelding is geselecteerd en je klikt op de knop Indelingsopties, dan zie je welke mogelijkheden er zijn. Symbolisch zie je ook al een beetje wat dit inhoudt.

Geselecteerde afbeelding met een geopende knop Indelingsopties, waardoor je het menu ziet

  • In tekstregel: De afbeelding of het object wordt als een teken in de tekst behandeld, dus net als een getypte letter. Dit betekent dat de afbeelding op dezelfde manier wordt geplaatst als tekst: de omliggende tekst zal zich nooit om de afbeelding heen gaan.
    Voorbeeld van een afbeelding en tekst met de indeling In tekstregel
  • Vierkant: De tekst loopt in een rechthoek rondom de afbeelding. Dit zorgt ervoor dat de tekst rondom de afbeelding loopt en na de afbeelding weer verder gaat.
    Voorbeeld van een afbeelding en tekst met de indeling Vierkant
  • Dicht opeen: De tekst loopt dicht om de contouren van de afbeelding, waardoor er minder witruimte rondom de afbeelding is dan bij de vierkantoptie. Of de vorm echt wordt gevolgd is afhankelijk van de afbeelding. Bij een afbeelding zal dit bijna nooit het geval zijn, maar bij een vorm of pictogram wel.
    Voorbeeld van een afbeelding en tekst met de indeling Dicht opeen
  • Transparant: Er is bijna geen verschil met Dicht opeen, maar het kan in sommige situaties net wat dichter erop zitten.
  • Boven en onder: De tekst loopt alleen boven en onder de afbeelding, en niet aan de zijkanten.
    Voorbeeld van een afbeelding en tekst met de indeling Boven en onder
  • Achter tekst: De afbeelding wordt achter de tekst geplaatst, waardoor de tekst over de afbeelding heen loopt.
    Voorbeeld van een afbeelding en tekst met de indeling Achter tekst
  • Voor tekst: De afbeelding wordt voor de tekst geplaatst, waardoor de tekst achter de afbeelding verdwijnt.
    Voorbeeld van een afbeelding en tekst met de indeling Voor tekst

Vergeleken met de andere opties is In tekstregel duidelijk anders dus. De tekst zal er nooit langs kunnen lopen. Versleep je een afbeelding dan zie je heel duidelijk het verschil. In tekstregel kun je het alleen verplaatsen tussen andere tekens. Bij het wijzigen van de afmetingen wordt het als het ware een groter of kleiner teken.

Welke indelingsoptie wordt standaard gebruikt?

Dat kun je zelf bepalen bij de Word-instellingen. Bestand > Opties > Geavanceerd > bij Knippen, kopiëren en plakken.

Schermafbeelding van de plaats waar jke de standaardinvoegwijze gekozen kan worden

Vaste positie op de pagina

Naast deze indelingsopties kun je ook kiezen voor een vaste plaats op de pagina. Dan komt een afbeelding bijvoorbeeld altijd precies rechtsboven op de pagina te staan. Dat regel je via de knop Positie in het lint. Zo weet je zeker dat een afbeelding bijvoorbeeld linksonder aan de pagina staat.

Knop Poositie met opengevouwen menu, waardoor je alle opties ziet

Die vaste posities zijn alleen mogelijk als het niet in de tekstregel staat. Als je voor en achter een afbeelding in een tekstregel een Enter plaatst (hiermee zet je de afbeelding in een eigen alinea), dan kun je wel de uitlijnknoppen gebruiken om de afbeelding links, midden of rechts in de marges te krijgen.

Schermafbeelding van een gecentreerde afbeelding in tekstregel met een Enter vóór en ná de afbeelding. Je ziet er ook de knoppen voor de alinea-uitlijning waarbij Centreren is gekozen

Pas op met kopiëren van tabelformules

Als lijsten, filteren, sorteren een onderwerp is bij een Excel-training, vertel ik altijd dat het verstandig is om van die gegevens een Excel-tabel te maken. Dat heeft heel veel voordelen. Een hele tijd geleden heb ik hierover al eens een videotip gemaakt “20 voordelen van Excel-tabellen en 1 nadeel”. Ondanks dat die al 6 jaar oud is, is die nog steeds actueel! Dit is de link: https://youtu.be/YOGNJyaDIKU

Maar naast dat ene nadeel dat genoemd is in die videotip, is ook een waarschuwing op zijn plaats. Namelijk over het kopiëren van formules die in zo’n tabel voorkomen. Daarover gaat dit blog.
Bekijk eventueel ook deze snelle korte tip over tabelformules: https://youtu.be/JWj_x4alq_k

Als voorbeeld gebruik ik deze data.

Schermafbeelding van gebruikte Excel-data: 1e kolom datums en in de kolommen erachter de verkopen van de kwartelen KW!, KW2 en KW3 in aparte kolommen

Even: hoe maak je een Excel-tabel?

Je maakt hiervan een tabel door het bereik te selecteren:

  • Invoegen > Tabel ①.
  • Pas indien nodig het voorgestelde bereik aan en controleer of de eerste rij inderdaad kopteksten (=kolomomschrijvingen) zijn en kies OK ②.
  • Je gegevens zien er dan anders uit: het is duidelijk dat ze bij elkaar horen ③!
    Er is ook een extra tabblad Tabelontwerp bijgekomen als een cel in die tabel is geselecteerd ④.
    Een tabel krijgt altijd een naam (Tabel1, Tabel2, etc) die je via dat speciale tabblad kunt aanpassen.

Schermafbeelding hoe deze data een tabel worden. Uitleg van de stappen

Tabelformules

Wanneer je berekeningen maakt in de tabel of daarbuiten met verwijzingen naar cellen in de tabel, worden standaard geen ‘normale’ celverwijzingen gebruikt (zoals =A2 of A1:A10).
In plaats daarvan zie je tabelformules. Die verwijzen met speciale teksten naar de elementen in zo’n tabel.

Overzicht van gebruikte elementen in tabelformules. Tabel1[#Kopteksten]=Kolomomschrijvingen Tabel1[#Totalen]=Totaalrij Tabel1[#Alles]-De hele tabel Tabel1[#Gegevens]=Alle rijen van de tabel Tabel1[Kolomnaam]=Kolom in tabel Tabel1[@]=Huidige rij in tabel Tabel1[@Kolomnaam]=Cel in huidige rij

Kopiëren van cellen (normale situatie)

Wanneer je een cel kopieert heb je hiervoor vele mogelijkheden. Natuurlijk “kopiëren & plakken” of de sneltoetsen hiervoor (Ctrl+c & Ctrl+v). Maar heel vaak wordt ‘doorvoeren’ gebruikt met de ‘vulgreep’. De vulgreep is dat blokje dat rechtsonder een cel staat en waar je muisaanwijzer een zwarte plus wordt. Door te slepen kun je kopiëren naar de aansluitende cellen (naar rechts, omlaag, links en omhoog).

Schermafdruk die toont wat de vulgreep is

Het maakt geen enkel verschil welke manier van kopiëren je gebruikt in Excel: het eindresultaat is altijd hetzelfde.

Kopiëren van tabelformules

Er is echter wel een verschil tussen kopiëren & plakken en doorvoeren met de vulgreep als het gaat om tabelformules!

Bij ① zie je de tabelformule =Tabel1[@KW1]+Tabel1[@KW2]: tel op de inhoud van de huidige rij van kolom KW1 (B2) en KW2 (C2).

  • Resultaat na “kopiëren & plakken”: =Tabel1[@KW1]+Tabel1[@KW2]
    De formule blijft hetzelfde: de verwijzingen blijven naar dezelfde cellen verwijzen ②.
  • Resultaat na doorvoeren naar rechts: =Tabel1[@KW2]+Tabel1[@KW3]
    De formule is aangepast: de verwijzingen zijn opgeschoven naar rechts en KW2 (C2)en KW3 (D2) worden opgeteld! ③ Schermafbeelding van de gewijzigde tabelformules

Je ziet het bijvoorbeeld ook bij deze formule: =SOM(Tabel1[KW1])
Hier worden de verkopen van kolom KW1 van de tabel allemaal opgeteld.

Schermafbeelding van de situatie die erboven is beschreven

Kopieer & Plak je dit naar de cel ernaast, dan blijft het de optelling van KW1.
Maar gebruik je doorvoeren naar rechts dan krijg je de optelling van KW2!
Zou je hem nog verder doorvoeren, dan gebeurt er nog wat anders, zoals je in onderstaande afbeelding ziet. Drie cellen naar rechts is het de optelling geworden van de 1e kolom van de tabel (de Datum-kolom).

Schermafbeelding van de situatie die erboven is beschreven.

Kun je ook ‘normale’ celverwijzingen gebruiken in tabellen?

Ja dat kan ook, maar dan moet je ze zelf typen en kun je niet op de cellen klikken (dan gebruikt Excel standaard de tabelformule).
Maar je moet je dus wel realiseren wat er gebeurt als je tabelformules kopieert!

Eventueel kun je bij de instellingen van Excel aangeven dat je die tabelformules niet wilt gebruiken.
Pas op: dit is een instelling voor jouw Excel-programma en is dus niet gekoppeld aan een bestand! Met andere woorden: collega’s die in hetzelfde bestand werken kunnen hiervoor een andere instelling hebben!

  • Bestand > Opties.
  • Kies de rubriek Formules >Schakel het selectievakje bij Tabelnamen gebruiken in formules uit.
    Schermafbeelding van het dialoogvenster waarin je het wel/niet gebruik van tabelformules regelt.

Moet je dan geen tabel meer gebruiken?

Nee, dat zou mijn advies absoluut niet zijn. De voordelen blijven wat mij betreft opwegen tegen dit nadeel! Realiseer je dus het volgende als je berekeningen maakt met gegevens uit een Excel-tabel.

  • Kopiëren & Plakken
    De tabelformule blijft hetzelfde.
  • Doorvoeren met de vulgreep
    De tabelformule wordt aangepast.
    In feite ‘gedraagt’ de tabelformule zich nu als normale celverwijzingen. Die zouden ook bij het kopiëren naar rechts aangepast worden van =B2+C2 naar =C2+D2 (op welke manier je die dan ook zou kopiëren).

En zorg dat als je Excel-bestanden gebruikt waar anderen ook in werken, dat zij dit ook weten!

 

Bespaar tijd met deze 10 Excel-tips

Poppetje met Excel-hoofd en klok in de hand

Een van de doelstellingen die mensen vaak aangeven bij een cursus, is dat ze tips willen hebben om sneller te kunnen werken. Ik heb daar al eerder een blog over gemaakt (https://toels-pc.nl/blog-sneller-werken). In dit blog 10 tips om tijd te besparen met Excel.
Tip 8 is een tip over een vrije nieuwe functionaliteit.

  1. Kopieer de cel erboven
  2. Kopieer de cel links van huidige cel
  3. Snel naar de onderkant gaan
  4. Snel tot de onderkant selecteren
  5. Kopieer tot de onderkant
  6. Combineer tips
  7. Snel navigeren naar een ander werkblad
  8. Gebruik de (nieuwe) navigatie
  9. Draai de instelling om met Ctrl
  10. Doorvoeren met de rechtermuisknop

Er zijn ook twee Snelle Korte Tips waarin deze tip worden gedemonstreerd. De eerste is te vinden via https://youtu.be/AHqQa7ZHMWE en de tweede volgt op 15 juli.

Tip 1 Kopieer de cel erboven

Met de sneltoets Ctrl+d kun je altijd de inhoud en opmaak van de cel erboven kopiëren.

Schermafbeelding: Als A7 is geselecteerd en je gebruikt Ctrl+d dan kopieer je de cel A6

Tip 2 Kopieer de cel links van huidige cel

Vrijwel vergelijkbaar: dat kan ook met de cel links van de actieve cel met de sneltoets Ctrl+r.

Schermafbeelding: Als B2 is geselecteerd en je gebruikt Ctrl+2 wordt cel A2 gekopieerd.

Tip 3 Snel naar de onderkant gaan

Je hebt een (lange) lijst en wilt snel naar de onderkant. Hiervoor is een sneltoets Ctrl+↓.
Voorwaarde is dat de kolom geen lege cellen bevat, want anders ga je met deze sneltoets naar de cel bóven de eerste lege cel. Je moet het dan enkele keren herhalen.

Schermafbeelding: Als de A-kolom is gevuld tot en met A20 en A2 is geselecteerd, dan zal Ctrl+omlaag cel A20 selecteren

Tip 4: Snel tot de onderkant selecteren

Als je Shift ingedrukt houdt en dan de pijltoetsen gebruikt, selecteer je de cellen vanaf het startpunt.
Combineer je deze tip met de vorige: met Ctrl+Shift+↓ selecteer je vanaf de startcel tot de onderkant. Dit werkt ook als je bijvoorbeeld met =SOM( zo’n bereik wilt selecteren.

Schermafbeelding: Als de A-kolom is gevuld tot en met A20 en A2 is geselecteerd, dan zal Ctrl+Shift+ omlaag cel A2: A20 selecteren

Tip 5: Kopieer tot de onderkant

In een lange lijst kun je een berekening heel snel naar de andere cellen van de lijst kopiëren als de kolom ervoor ook is gevuld: met een dubbelklik op de vulgreep!

Schermafbeelding: Als er een berekening staat in D2 en de C-kolom ervoor is gevuld tot C20, dan zal dubbelklikken op de vuilgreep de berekening kopiëren tot en met D20

Tip 6: Combineertip

De vorige tip is handig, maar soms moet je het naar beneden kopiëren en is de kolom ervoor niet (helemaal) gevuld. Dan werkt dat niet!

Schermafbeelding waarbij in de kolom ervoor lege cellen staan: dan werkt dubbelklikken op de vulgreep niet

Daarom een workaround.

  • ① Ga naar de onderkant van de lijst in een andere wél helemaal gevulde kolom (sneltoets: Ctrl+↓).
  • ② Ga vervolgens in dezelfde rij naar de kolom waarvan je de inhoud wilt kopiëren.
  • ③ Gebruik de sneltoets Ctrl+Shift+↑ om te selecteren tot en met de cel die je wilt kopiëren.
  • ④ Gebruik de sneltoets Ctrl+d om de inhoud van de bovenste cel te kopiëren naar de andere geselecteerde cellen.

Schermafbeelding van de beschreven stappen

Tip 7: Snel navigeren naar een ander werkblad

Zeker als er veel werkbladen in een bestand zijn is dit een handige tip.

  • Klik met de rechtermuisknop op de navigatieknoppen bij de werkbladen.
  • Kies het werkblad waar je naar toe wilt gaan en OK (of dubbelklik erop).

Schermafbeelding waarbij met de rknop geklikt wordt op de navegiatieknoppen rechts van de werkbladen. je krijgt dan een venster met alle werkbladen.

Tip 8: Gebruik de (nieuwe) navigatie

Sinds een tijdje heeft Excel ook een handige navigatiemogelijkheid in het menu Beeld [View].
Schermafbeelding met de beschreven stappen

  • Kies Beeld > Navigatie ①.
  • Je hebt nu een overzicht van alle werkbladen ② en klikt op het blad waar je heen wilt.
  • Via de rechtermuisknop kun je een blad een andere naam geven, verbergen en verwijderen ③.
  • Via de driehoek kun je elementen zien op een blad, zoals bereiken, tabellen en namen en grafieken ④.

Tip 9: Draai de instelling om met Ctrl

Slepen met de linkermuisknop kan ook met Ctrl ingedrukt. Vaak wordt er dan net een andere actie uitgevoerd.
In tip 5 heb je gezien hoe je met de vulgreep gegevens kunt doorvoeren door te slepen. Wat er dan gebeurt is afhankelijk van de celinhoud. Tekst, getallen en berekeningen worden gekopieerd, van een datum wordt een reeks gemaakt en van speciale teksten ook.
Met Ctrl draai je dit om!

Schermafbeelding wat er gebeurt bij slepen met de linkermuisknop en wat er gebeurt als dan ook de Ctrl-toets wordt ingedrukt.

  • Zet de muis op het blokje: wacht tot je een zwarte plus ziet! ①
  • Dit is de standaardmanier zonder ctrl ②.
  • Sleep met Ctrl ingedrukt met de linkermuisknop ③.
    De situatie wordt omgedraaid bij getallen, datums en ‘bekende’ teksten!

Tip 10: Doorvoeren met de rechtermuisknop

Aanvullend op de tip hierboven: je kunt ook slepen met de rechtermuisknop. Excel maakt dan geen keuze voor wat je gaat doen, maar je kiest zelf uit een menu.

Schermafbeelding van verschillende menu's als er gesleept wordt met de rechtermuisknop in plaats van met links.

 

Het nieuwe lettertype in Office-programma’s

Misschien dat je het al hebt gemerkt: Microsoft heeft in de Office-apps (Word, Excel, PowerPoint en Outlook) sinds een tijdje een ander lettertype als je begint met een nieuw leeg document. Tot een tijdje geleden was het standaardlettertype Calibri en nu is dat Aptos.
Los van het feit of je het een ‘mooi’ lettertype vindt: velen vinden het hinderlijk dat er weinig onderscheid is tussen vette tekst in Aptos en normale tekst.

Tijdens mij trainingen krijg ik daarom vaak de vraag of dit aangepast kan worden. En het antwoord is: ja, dat kan. Maar het gaat niet in alle Office-apps op dezelfde manier.
In deze blog laat ik je zien hoe je terug kunt keren naar Calibri of naar een lettertype dat jouw voorkeur heeft voor nieuwe bestanden. Ik heb bijvoorbeeld voorkeur voor Verdana.

LET OP: als je een sjabloon gebruikt, bijvoorbeeld voor document in de huisstijl van je bedrijf, zal het deze lettertypewijziging niet van belang zijn. En onderstaande stappen gelden voor nieuwe lege documenten die je gaat maken in de programma’s.

Wat is een nieuw leeg bestand eigenlijk?

Het is in ieder geval niet een bestand waarin niets is geregeld. Sterker nog: er is al heel veel geregeld. Denk bijvoorbeeld aan het papierformaat, de marges, het lettertype, de uitlijning, is het staand of liggend.
Wat ik bedoel is: het bestand dat je maakt als je kiest voor Bestand > Nieuw > Leeg … [File > New > Blanc ... Of met de sneltoets Ctrl+n.

Standaardlettertype wijzigen in Word

In Word is het centrale woord hierbij de sjabloon NORMAL.DOTM. Dat is de basis voor een nieuw leeg Word-document. Je kunt zonder standaardlettertype wijzigen, zonder dat je deze speciale sjabloon opent.

  • Maak in een document via Start > Lettertype [Home > Font] de gewenste instelling via de knop bij ①.
  • Je krijgt dan het dialoogvenster Lettertype waar je de gewenste instelling maakt ②.
  • Daarna kies je voor Als standaard instellen [Set as Default] ③.
  • In het dialoogvenster dat dan verschijnt kies je de onderste optie ④.
  • Misschien dat je bij het afsluiten van Word nog een vraag krijgt of je de wijzigingen in NORMAL.DOTM wilt opslaan. Kies dan Ja.

Schermafbeelding met de verschillende stappen voor het instellen van een nieuw lettertype in Word.

Standaardlettertype wijzigen in Excel

Hier moet je naar de standaardinstelling van Excel zelf om het lettertype voor nieuwe lege werkmappen te vervangen.

  • Kies Bestand > Opties [File > Options].
  • Kies links de rubriek Algemeen [General] ①.
  • Blader naar het onderdeel Wanneer nieuwe werkmappen worden gemaakt [When creating new workbooks].
  • Kies daar het gewenste lettertype en lettergrootte ②.
    Schermafbeelding met de verschillende stappen voor het instellen van een nieuw lettertype in Excel.

Je krijgt een melding dat het pas ingaat als je Excel afsluit en daarna weer start.

Dialoogvenster met de extra waarschuwing.

Standaardlettertype wijzigen in PowerPoint

In dit programma is het iets ingewikkelder.

  • Maak een nieuwe lege presentatie.
  • Kies Ontwerpen ① > menu bij Varianten > Lettertypen ② [Design > Variants > Fonts] >kies Office 2013-2022 ③ (of maak een andere keuze).
    Schermafbeelding met de verschillende stappen voor het instellen van een nieuw lettertypethema in PowerPoint
  • Je hebt nu het lettertype gewijzigd voor de huidige presentatie.
    Nu moet dit nog doorgevoerd worden als je nieuwe standaard.
  • Houd de presentatie verder leeg en kies Bestand > Opslaan als [File > Save as].
    • Kies Bladeren [Browse].
    • Geef het bestand de naam Blank ①.
    • Geef als type op PowerPoint-sjabloon [PowerPoint Template] ②.
      WAARSCHUWING: Omdat je kiest voor het bestandstype “sjabloon” zal het bestand automatisch op de juiste plaats worden opgeslagen. Kies dus niet een andere locatie!
      Schermafbeelding hoe je het bestand voor de nieuwe lege presentatie moet opslaan in PowerPoint.
  • Nu moet je opletten. Je begint een nieuwe lege presentatie vanaf nu met Bestand > Nieuw > Default Theme [File > New > Default Theme] en niet meer met Lege presentatie [Blank Presentation]!
    Schermafbeelding welke nieuwe presentatie je moet kiezen voor het juiste lettertype in PowerPoint.

Alternatief: je kunt in de laatste stap het bestand ook opslaan als een sjabloon met een andere naam, bijvoorbeeld Mijn Lege Presentatie. Die gebruik je dan steeds als basis voor nieuwe

Standaardlettertype wijzigen in Outlook

In Outlook wijzig je het weer op een andere manier.

  • Kies Bestand > Opties [File > Options].
  • Ga naar de rubriek E-mail [Mail] ①.
  • Kies Briefpapier en Lettertype [Stationary and Fonts] ②.
  • Kies in het vervolgscherm voor het tabblad Persoonlijk e-mailpapier [Personal Stationary] ③.
  • Kies Lettertype onder Nieuwe e-mailberichten [Font New mail messages] ④ en maak kies daarna het lettertype en evt. grootte ⑤.
    Schermafbeelding met de verschillende stappen voor het instellen van een nieuw lettertype in Outlook.