Blog Archieven - Pagina 3 van 3

Digitoegankelijke Word-documenten

Nog niet zo lang geleden werd ik benaderd door een bedrijf met de vraag of ik een Word-sjabloon ‘digitoegankelijk’ wilde maken. Voor overheidsorganisaties is dit intussen al verplicht, maar het is natuurlijk altijd goed om te zorgen dat documenten ook ‘leesbaar’ zijn voor mensen met een handicap. Er zijn in Nederland een half miljoen mensen die hulpmiddelen gebruiken om digitale documenten te kunnen lezen. Zo’n document wordt dan voorgelezen.

Maar het moet hier dan wel geschikt voor zijn. In deze blog laat ik je enkele eenvoudige tips zien om te zorgen dat jij ook voor digitoegankelijke Word-documenten kunt zorgen.

Wist je trouwens dat Word ook een controle-hulpmiddel voor toegankelijkheid heeft? En dat ik een YouTube-video heb gemaakt over digitoegankelijk maken van afbeeldingen? Dit is de link naar die video https://youtu.be/aaCdRiopdc0.

Maar eerst die eenvoudige tips.

Gebruik de stijlen voor koppen

Ook voor jezelf is het werken met stijlen voor koppen (Kop1, Kop2, enzovoort of in de Engelse versie Heading 1,2,3) handig, want het brengt direct overzicht en structuur aan in je document. Je kunt bovendien via Beeld > Navigatiedeelvenster een handig overzicht op je scherm houden tijdens het bewerken en snel naar een onderdeel toe gaan.
Zet alle hoofdstukken in Kop1 (1^e niveau), paragrafen in Kop2 (2^e niveau) enzovoort. Je kunt tot 9 niveaus gaan!

Selecteer de alinea van het hoofdstuk/paragraaf/subparagraaf
Klik op Kop1/Kop2/Kop3

De ‘platte tekst’ zet je in Standaard (Engels: Normal)

Afbeeldingen

Zorg dat je afbeelding in de tekstregel staan (Engels: in line). Als dat niet het geval is staan ze (technisch gezien) in een andere documentlaag en lukt het ‘voorlezen’ niet.

Klik op de afbeelding om die te selecteren en klik op de knop (1) die je dan ziet > In tekstregel (Engels: In Line With Text)

Dat brengt meteen het volgende: een afbeelding moet een beschrijving hebben in de vorm van een ‘alternatieve tekst’. Daarin vertel je wat er in de afbeelding staat en dat al worden voorgelezen.

Klik met de rechtermuisknop op de afbeelding (2) > Vervangende tekst weergeven (of Alternatieve tekst).
Accepteer de tekst die automatisch is gemaakt of vervang die met een eigen beschrijving.

Het nadeel van afbeeldingen in de tekstregel is dat de tekst er niet naast kan doorlopen zoals bij 1. Hoe los je dat dan op?

Heel simpel: door het in een tabel te zetten zoals bij 2.

Maak een tabel van 2 kolommen. Zet in de ene kolom de afbeelding en in de andere de tekst. Haal bij de tabel de lijnen weg (bij zijn de lijnen verwijderd, maar de rasterlijnen niet, zodat je ziet dat het in een tabel staat: maar ook die kun je weghalen als je wilt).

Titel

Elk opgeslagen document heeft metagegevens. De bekendste zijn bijvoorbeeld de datum waarop het is aangemaakt en voor het laatste is bewerkt. Maar ook een ‘titel’ is een van de metagegevens. Geef elk document een titel.

Kies Bestand > Info.
Klik bij Titel en typ hier een goede omschrijving.

Hyperlinks

Vaak zie je dat er hyperlinks achter een tekst of een afbeelding schuilgaan. Voor de digitale toegankelijkheid is het verstandiger om die hyperlink zelf weer te geven.
Dus https://digitaaltoegankelijk.nl/kennisbank/hoe-maak-ik-een-pdf-en-word-document-digitaal-toegankelijk/ in plaats van lees hier verder.

Enter-gebruik

Maak geen extra witruimte door enkele keren achter elkaar Enter te gebruiken. Die lege ruimtes worden namelijk ook voorgelezen.
Vaak zie je dat enkele keren Enter wordt gebruikt om extra ruimte na een hoofdstuktitel of over vóór een paragraaftitel te krijgen. Vervang dat door alinea-afstand.

Klik met de rechtermuisknop in een alinea > kies Alinea.
Vul bij Voor en/of Na de extra ruimte in die je wilt hebben.
Standaard wordt dit aangegeven met ‘pt’, maar je kunt ook zelf # mm of # cm typen.

Contrast

Ik erger met al vaak aan witte letters op een gele achtergrond als ik een etiket moet lezen op een artikel: te weinig contrast!
Voorleeshulpmiddelen hebben ook problemen met weinig contrast. Zorg dus voor voldoende contrast tussen de achtergrond- en de tekstkleur.

Ik heb ook problemen met een 5 punts letter die ik alleen met een leesbril of vergrootglas kan lezen. Daar hebben de controlehulpmiddelen dan weer geen last van .

Controleer je document

Op elk moment kun je het document controleren op toegankelijkheid.

Kies (1) Controleren > Toegankelijkheid controleren (Engels: Review > Check Accessibility)

Rechts verschijnt een rapport over je document. In de afbeelding hieronder zie je een voorbeeld (2).

Klik je op een van de gevonden problemen dan kun je de fout vaak ook oplossen (3).

Als je het selectievakje inschakelt (4), krijg je al tijdens het werken met Word tips voor de toegankelijkheidscontrole. Wil je er meer over weten, klik dan op de link eronder.

Daarnaast heb je natuurlijk de mogelijkheid om te controleren op spelling- en grammaticafouten (tab Controleren > Editor (Engels: Review > Editor). Daar zit tegenwoordig overigens ook een leesbaarheidstatistiek bij. Dat geeft aan of je document lastig is om te lezen of niet. Hieronder zie je de afbeelding van het editor-rapport van dit document.

In mei is er een boek verschenen van Vincent Kouters “Over geld praat je nietwel“ met als subtitel “Hoe word je tonnair en al het andere wat je altijd al had willen weten over geldzaken”.
(tussendoor: “tonnair” wordt natuurlijk door Word onderstreept, want het is een (nog)-niet-bestaand woord, variant op miljonair.)

Een van de belangrijkste dingen die hij zich realiseerde, is dat je inzicht moet krijgen in je financiën. Dan is Excel natuurlijk een handig hulpmiddel. Ik wil er voor dit blog één aspect uitlichten: hoeveel moet je sparen per maand om tonnair te zijn (dus om €100.000 te hebben) over 5 jaar? Eerst laat ik zien hoe je hiervoor een model opzet en dan laat ik zien hoe je Excel het maandbedrag kunt laten uitrekenen.

Ik heb hierover ook een videofilm gemaakt, die je op YouTube kunt vinden als een ‘snelle korte tip’. Dit is de link: https://youtu.be/2mgIYyq7gY4

Je kunt bijvoorbeeld het volgende gebruiken.

Zet alvast een bedrag in B1, bijvoorbeeld 100: dat wil je per maand gaan inleggen op de spaarrekening.

Als je googelt vind je dat je hoogste spaarrente die je op dit moment kunt vinden bij een Nederlandse bank 2,5% is (op jaarbasis).

Je wilt 5 jaar lang sparen: dat zet je in B3.

De berekening komt in cel B6: selecteer die cel.
De functie die je daarvoor nodig hebt is TW, dat staat voor “toekomstige waarde” (in de Engelse versie is dit FV).
Je typt: =tw(
Je ziet dan een tooltip waarin staat wat je allemaal moet opgeven.

De rente. Je ziet dat dit vet gedrukt is in de tooltip, dus dat moet je hier opgeven.
De rente staat in B2, maar omdat dit een jaarrente is en je de inleg per maand wilt weten, moet je hier maandrente van maken. Dus moet hier komen: B2/12
Dan typ je een ; voor het volgende deel van de berekening: het aantal termijnen: je ziet dat nu aantal-termijnen vet is.
Hoe lang je wilt sparen staat in B3, maar ook dit zijn jaren en moeten maanden worden.
Dus moet hier komen: B3*12
Dan typ je weer een ; voor het volgende deel: bet wordt vet gedrukt.
Dat staat voor het bedrag dat je elke maand wil inleggen. Dat is dus B1.
Je ziet nu dit:
De andere delen staan tussen [ ]. Dat betekent dat je dit niet hoeft op te geven (optioneel).
Dat doen we inderdaad niet, dus druk op Enter. Het haakje sluiten vult Excel dan automatisch aan, maar je mag het natuurlijk ook zelf typen en dan op Enter drukken.

Je krijgt het eindbedrag te zien in cel B6: -6.384,05

Waarom is dat een negatief bedrag? De inleg die je per maand doet, is natuurlijk een uitgave voor jou. Dat zou je dus moeten opgeven als -100. Meestal doen mensen dat niet, vandaar dat het eindbedrag nu negatief is. Hoe los je dat op?
Twee opties: je typt -100 in cel B1 of je zet in de berekening een minteken voor de functie (dus direct achter het isgelijk-teken):
= – TW(B2/12;B3*12;B1)
Ik heb de formule in B6 aangepast en gekozen voor dat laatste.

Dat is nog lang geen ton: dus met € 100 per maand red je het niet.
Je kunt natuurlijk iets anders proberen in B1, bijvoorbeeld 500. Dan ben je er nog niet. Zo kun je blijven proberen,… maar dat kan ook handiger.

Nu komt een van de Wat-Als-Analyse-hulpmiddelen van pas: de doelzoeker (Engels Goal Seek).
Hoe gebruik je die?

Selecteer de cel met de formule, dus B6.
Kies in het lint/menu voor de tab Gegevens > Wat-als-analyse > Doelzoeken (Engels: Data > What‑If‑Analysis > Goal Seek)
De tooltip zegt al waar je dit voor kunt gebruiken: “Zoeken naar de juiste invoer voor de gewenste waarde.”
Je krijgt dan een venster waarin je 3 dingen moet opgeven.
- De cel die je wilt instellen op een gewenste waarde is B6, de cel met de berekening.
- Op welke waarde wil je die hebben: 100.000 (je mag dit ook typen zonder een punt erin)
- Welke cel moet hiervoor gewijzigd worden? Dat is de cel met de inleg voor elke maand, dus B1.
Na OK zie je dat Excel een oplossing gaat zoeken.

Na enkele tellen zie je de oplossing: je moet 1566,40 elke maand gaan sparen om tonnair te zijn na 5 jaar!

Nou, ik kan je verzekeren: dat gaat mij niet lukken! Jou wel?