Digitoegankelijke Word-documenten

Nog niet zo lang geleden werd ik benaderd door een bedrijf met de vraag of ik een Word-sjabloon ‘digitoegankelijk’ wilde maken. Voor overheidsorganisaties is dit intussen al verplicht, maar het is natuurlijk altijd goed om te zorgen dat documenten ook ‘leesbaar’ zijn voor mensen met een handicap. Er zijn in Nederland een half miljoen mensen die hulpmiddelen gebruiken om digitale documenten te kunnen lezen. Zo’n document wordt dan voorgelezen.

Maar het moet hier dan wel geschikt voor zijn. In deze blog laat ik je enkele eenvoudige tips zien om te zorgen dat jij ook voor digitoegankelijke Word-documenten kunt zorgen.

Wist je trouwens dat Word ook een controle-hulpmiddel voor toegankelijkheid heeft? En dat ik een YouTube-video heb gemaakt over digitoegankelijk maken van afbeeldingen? Dit is de link naar die video https://youtu.be/aaCdRiopdc0.

Maar eerst die eenvoudige tips.

Gebruik de stijlen voor koppen

Ook voor jezelf is het werken met stijlen voor koppen (Kop1, Kop2, enzovoort of in de Engelse versie Heading 1,2,3) handig, want het brengt direct overzicht en structuur aan in je document. Je kunt bovendien via Beeld > Navigatiedeelvenster een handig overzicht op je scherm houden tijdens het bewerken en snel naar een onderdeel toe gaan.
Zet alle hoofdstukken in Kop1 (1^e niveau), paragrafen in Kop2 (2^e niveau) enzovoort. Je kunt tot 9 niveaus gaan!

• Selecteer de alinea van het hoofdstuk/paragraaf/subparagraaf
• Klik op Kop1/Kop2/Kop3

De ‘platte tekst’ zet je in Standaard (Engels: Normal)

Afbeeldingen

Zorg dat je afbeelding in de tekstregel staan (Engels: in line). Als dat niet het geval is staan ze (technisch gezien) in een andere documentlaag en lukt het ‘voorlezen’ niet.

• Klik op de afbeelding om die te selecteren en klik op de knop (1) die je dan ziet > In tekstregel (Engels: In Line With Text)

Dat brengt meteen het volgende: een afbeelding moet een beschrijving hebben in de vorm van een ‘alternatieve tekst’. Daarin vertel je wat er in de afbeelding staat en dat al worden voorgelezen.

• Klik met de rechtermuisknop op de afbeelding (2) > Vervangende tekst weergeven (of Alternatieve tekst).
• Accepteer de tekst die automatisch is gemaakt of vervang die met een eigen beschrijving.

Het nadeel van afbeeldingen in de tekstregel is dat de tekst er niet naast kan doorlopen zoals bij 1. Hoe los je dat dan op?

Heel simpel: door het in een tabel te zetten zoals bij 2‚.

• Maak een tabel van 2 kolommen. Zet in de ene kolom de afbeelding en in de andere de tekst. Haal bij de tabel de lijnen weg (bij ‚ zijn de lijnen verwijderd, maar de rasterlijnen niet, zodat je ziet dat het in een tabel staat: maar ook die kun je weghalen als je wilt).

Titel

Elk opgeslagen document heeft metagegevens. De bekendste zijn bijvoorbeeld de datum waarop het is aangemaakt en voor het laatste is bewerkt. Maar ook een ‘titel’ is een van de metagegevens. Geef elk document een titel.

• Kies Bestand > Info.
• Klik bij Titel en typ hier een goede omschrijving.

Hyperlinks

Vaak zie je dat er hyperlinks achter een tekst of een afbeelding schuilgaan. Voor de digitale toegankelijkheid is het verstandiger om die hyperlink zelf weer te geven.
Dus https://digitaaltoegankelijk.nl/kennisbank/hoe-maak-ik-een-pdf-en-word-document-digitaal-toegankelijk/ in plaats van lees hier verder.

Enter-gebruik

Maak geen extra witruimte door enkele keren achter elkaar Enter te gebruiken. Die lege ruimtes worden namelijk ook voorgelezen.
Vaak zie je dat enkele keren Enter wordt gebruikt om extra ruimte na een hoofdstuktitel of over vóór een paragraaftitel te krijgen. Vervang dat door alinea-afstand.

• Klik met de rechtermuisknop in een alinea > kies Alinea.
• Vul bij Voor en/of Na de extra ruimte in die je wilt hebben.
  Standaard wordt dit aangegeven met ‘pt’, maar je kunt ook zelf # mm of # cm typen.

Contrast

Ik erger met al vaak aan witte letters op een gele achtergrond als ik een etiket moet lezen op een artikel: te weinig contrast!
Voorleeshulpmiddelen hebben ook problemen met weinig contrast. Zorg dus voor voldoende contrast tussen de achtergrond- en de tekstkleur.

Ik heb ook problemen met  een 5 punts letter die ik alleen met een leesbril of vergrootglas kan lezen. Daar hebben de controlehulpmiddelen dan weer geen last van .

Controleer je document

Op elk moment kun je het document controleren op toegankelijkheid.

• Kies (1) Controleren > Toegankelijkheid controleren (Engels: Review > Check Accessibility)

Rechts verschijnt een rapport over je document. In de afbeelding hieronder zie je een voorbeeld (2).

Klik je op een van de gevonden problemen dan kun je de fout vaak ook oplossen (3).

Als je het selectievakje inschakelt (4), krijg je al tijdens het werken met Word tips voor de toegankelijkheidscontrole. Wil je er meer over weten, klik dan op de link eronder.

Daarnaast heb je natuurlijk de mogelijkheid om te controleren op spelling- en grammaticafouten (tab Controleren > Editor (Engels: Review > Editor). Daar zit tegenwoordig overigens ook een leesbaarheidstatistiek bij. Dat geeft aan of je document lastig is om te lezen of niet. Hieronder zie je de afbeelding van het editor-rapport van dit document.