Vaak heb je meer bestanden tegelijk geopend, soms zelfs meer per programma. Je hebt bijvoorbeeld 2 Word-documenten of Excel-bestanden tegelijk geopend. Hoe kun je daar nu handig mee werken? Of je nu één scherm hebt of met meer schermen werkt: deze tips kunnen altijd handig zijn. Vaak krijg ik een “had ik dit maar geweten” als ik het tijdens een training gebruik.

Windows-manier: twee venster onder/naast elkaar

Een standaardmanier van Windows om dit snel voor elkaar te krijgen is met een sneltoets:

• Windows+→ (of met ←↓↑)
  zet het huidige venster rechts op het scherm zetten en toont de andere links. Klik op het venster dat je links wilt zien.
  
• In Windows 11 kun je bij een venster ook op het knopje wijzen en dan kiezen op welke manier je het scherm ingedeeld wilt hebben. Het huidige venster komt dan op die plaats en daarna kun je voor de overige vensters ook op een schermdeel klikken.
  

Binnen een programma overschakelen naar ander bestandsvenster

Wanneer je met Word, Excel of PowerPoint twee (of meer) bestanden geopend hebt, kun je in deze programma’s naar die andere geopende bestanden met het lint of met een sneltoets.

• Ctrl+F6 schakelt over naar het volgende geopende bestand en dat kun je herhalen: je komt vanzelf weer terug bij het bestand waarmee je begon.
  Shift is ook hierbij de ‘omdraaitoets’: je gaat met Ctrl+Shift+F6 in dezelfde volgorde weer terug.
• Via het lint doe je dit met Beeld > Ander venster. Je ziet dan alle geopende bestanden en kiest welke je wilt zien.
  

Twee delen van een bestand gelijktijdig zien

Soms is het handig om 2 delen van een programma tegelijk te kunnen zien. Het meest wordt dit gebruikt in Excel: je wilt bijvoorbeeld de gegevens op rij 100 zien, maar ook van de bovenste rijen. In PowerPoint kan het soms handig zijn bij het maken van een dia als je een andere dia ook kunt zien. In Excel is het handig als je verschillende werkbladen tegelijkertijd wilt zien.

Hierover heb ik ook een videotip gemaakt. Klik hier om die te bekijken.

• Met Beeld > Nieuw venster maak je voor het document waar je mee bezig bent een tweede venster. Je zit dat in de titelbalk: er komt een nummer bij. Dit kun je herhalen voor een 3^e, 4^e enz aantal venster.
  
• Met Beeld > Alle vensters kun je deze vensters dan samen rangschikken op het scherm.

Met Word en PowerPoint worden niet alleen de verschillende vensters van hetzelfde bestand hiermee geranhschikt op het scherm, maar óók andere geopende bestanden.
Excel heeft het wat dat betreft beter geregeld: die vraagt bij Alle vensters of het gaat om alle venster die er in het programma geopend zijn ①, of alleen de vensters van de actieve werkmap ② (=huidige bestand).

Scherm splitsen

Word en Excel hebben de mogelijkheid het scherm te splitsen.

• Beeld > Splitsen.

Je scherm wordt in tweeën gedeeld, maar blijft in hetzelfde venster. Elk deel heeft een schuifbalk ①, zodat je door te scrollen een ander deel van het bestand op het scherm kunt weergeven.
Door je muis op een splitsing te plaatsen kun je die verplaatsen ②.

De splitsing ongedaan maken doe je weer via het lint met Beeld > Splitsing verwijderen.

Ook hier is het in Excel weer net even anders. Die splitst het scherm in 4 delen. Waar exact, hangt af van de actieve cel. Alle rijen erboven worden de horizontale splitsing en alle kolommen links ervan de verticale. Heb je zoals in de afbeelding I28 geselecteerd ①, dan zullen de eerste 27 rijen het bovenste schermdeel vormen en de kolommen A:H het linkerschermdeel. Scrollen doe je met de schuifbalken ②.

Titels blokkeren op het scherm en op de afdruk

Excel heeft daarnaast de mogelijkheid om titels te blokkeren. Dat betekent dat de eerste rijen/kolommen op het scherm altijd blijven staan. Ook kun je titels blokkeren voor het afdrukken (of het maken van een PDF). Dat geef je apart aan.

Titels blokkeren op je scherm

• Beeld > Blokkeren.
  
• Maak een keuze.
  • Titels blokkeren werkt op basis van de actieve cel (net als splitsen). Alle rijen erboven en alle kolommen links van de actieve cel worden vastgezet.
  • Bovenste rij blokkeren zet alleen rij 1 vast.
  • Eerste kolom blokkeren zet alleen kolom A vast.

Titels blokkeren bij het afdrukken of maken van een PDF

• Kies Pagina-indeling > Afdruktitels.
• Geef aan welke rij(en) en welke kolom(men) je op elke pagina herhaald wilt hebben.
  

LET OP:

1. Titels blokkeren en Afdruktitels zijn instellingen die opgeslagen worden. Dat geldt niet voor de andere schermindelingsopties die hier besproken zijn. Ook hier weer een uitzondering voor Excel: splitsen wordt ook in Excel opgeslagen!
2. Wil je een andere titelblokkering dan de huidige, dan moet je eerst kiezen voor Blokkeren > Titelblokkering opheffen.

Extra tips voor Excel-gebruikers

Soms wil je titels blokkeren gebruiken, maar gaat het eigenlijk alleen maar om één belangrijke rij. De rest staat er ‘toevallig’ boven. Bekijk onderstaande voorbeeld maar eens De eerste rijen bevatten informatie die niet per se op het scherm hoeft te blijven. Dat is pas van belang vanaf rij 10 (als je de datum ook wilt zien) of rij 11.

Hoe regel je dat dan?

• Je zorgt dat de eerst getoonde regel rij 10 is ①.
• Je selecteer daarna rij A12 en kies Beeld > Blokkeren > Titels blokkeren.
  Je krijgt dan de situatie van ②.
  

Heb je een voorbeeld als dit, dan vormen de cellen van rij 11 in feite een tabel. Maak er dan een Excel-tabel van, want dan hoef je de eerste rij met de kolomomschrijvingen niet te blokkeren. Dat gebeurt dan automatisch!