Tag Archief van: word

PDF importeren in Word en Excel

Decoratieve afbeelding die symboliseert dat je een pdf kunt binnehalen in Word en Excel

Een PDF-bestand wordt vaak gebruikt omdat het er dan op alle apparaten hetzelfde uitziet. Dat geeft de afkorting al aan: Portable Document Format. Ook wordt het vaak gebruikt omdat het door de meeste mensen niet bewerkt kan worden. Zo’n bestand lees je met een PDF-reader, een gratis programma (de bekendste is waarschijnlijk Adobe Reader. Maar als je de PDF wilt kunnen bewerken, dan heb je aanvullende software nodig waar je vaak voor moet betalen!
Maar tijdens trainingen krijg ik vaak de vraag of je er met de Office-programma’s “wat mee kunt”. Het antwoord is vaak “ja”. Met Word kun je het openen en bewerken. In Excel kun je de gegevens eruit halen bijvoorbeeld voor verdere analyse.

Is de PDF tekst of een afbeelding?

Om antwoord te krijgen op deze vraag moet je het document in een reader openen. Kun je dan over de tekst slepen met de muis, dan is het een tekst ①. Lukt dat niet en wordt in feite de hele pagina geselecteerd, dan is het een afbeelding ②. Met een afbeelding kun je meestal minder doen dan met een tekst.

2 voorbeelden die het vershcil laten zien tussen een pdf met tekst die je iunt selecteren en een pdf als een afbeelding.

Overnemen met kopiëren en plakken

Als je over de tekst kunt slepen, kun je die selecteren, kopiëren (Ctrl+c) en dan elders plakken (zie ②) en dan verder bewerken. Toch kan dat er soms totaal anders uitzien dan in de PDF!

PDF document bewerken in Word

In Word kun je een pdf openen. Je krijgt dan wel een waarschuwing dat het even kan duren en dat het er niet hetzelfde kan uitzien als het origineel. Soms levert dit zelfs wat op als het een pdf-afbeelding is.

Schermafdruk van de waarschuwing

Loop het document goed langs, want er wil nog wel eens ‘gewone’ tekst in een tekstvak staan.
Maar je kunt het bewerken. Als je het opslaat wordt het standaard een Word-document.

PDF-documenten en Excel

In Excel kun je niet direct een PDF openen, maar je kunt de gegevens wel importeren.

  • Kies Gegevens > Gegevens ophalen > Uit bestand > Uit PDF.
  • Selecteer het PDF-bestand.
  • In het navigatievenster zie je hoe het bestand is opgebouwd.
    Schermafdruk met uitleg van het Navigator-venster

    • Er kunnen bijvoorbeeld tabellen in staan die herkend worden ①. Ook zie je altijd de pagina’s staan ②.
    • Klik je op een element dan zie je rechts een voorbeeld ③: handig voor de herkenning.
    • Kies wat je wilt gebruiken om te importeren. Kies bij voorkeur tabellen, want daar heb je het minste werk aan (bij een pagina staan bijvoorbeeld ook kop- en voetteksten er altijd bij).
      Als je meer elementen nodig hebt, moet je dat eerst aangeven ④.
    • Kies daarna Gegevens transformeren om te bewerken ⑤.
  • Je bent nu overgeschakeld naar Power Query. In dat programma voer je de bewerkingen uit die nodig zijn. Het lijkt heel veel op Excel en je zult veel dingen op dezelfde manier kunnen doen als in Excel. Gebruik ook hier vaak de rechtermuisknop, want die is erg handig.
    Verwijder bijvoorbeeld kolommen en rijen die je niet nodig hebt. Splits kolommen als gegevens verdeeld moeten worden.
    Schermafdruk van Power Query met een uitleg van de onderdelen

    • Alle bewerkingsstappen die je uitvoert worden vastgelegd als Toegepaste stappen ①.
    • Ongedaan maken bestaat hier niet, maar je kunt wel een stap verwijderen met het kruisje ②.
    • Je ziet steeds hoe het uitpakt in het voorbeeld ③.
  • Als alles naar wens is, zet je het in Excel met Sluiten en laden④.
    • Standaard wordt het dan een tabel op een nieuw werkblad.
      Maar kies je het menu van die knop en dan Sluiten en laden naar… dan heb je ook andere mogelijheden om te importeren.
      Schermafdruk van de knop Sluiten en laden naar en het venster dat daarna verschijnt
  • De gegevens staan dan in Excel.
    • Heb je een foutje gemaakt, of moet er nog meer gedaan worden? Dubbelklik dan rechts op de query die gemaakt is (of rechtsklik erop > Bewerken).
      Je kunt dan aanvullingen doen of verbeteringen aanbrengen.
      Schermafdruk van het deelvenster Query's en verbindingen, waar je de gemaakte query kunt zien
    • Zet het weer terug met Sluiten en laden.

Houd er rekening mee, dat er op deze manier een koppeling is tussen de PDF en je Excel-bestand. Als je het Excel-bestand sluit en later weer opent krijg je dan ook een melding dat er Externe koppelingen zijn.
Wil je van die koppeling af? Klik dan met de rechtermuisknop op de query en kies Verwijderen. Je houdt dan alleen de tabel over.

Over Power Query is nog veel meer te melden. Wil je meer weten? Neem contact op voor een training of werkplekbegeleiding: https://toels-pc.nl.

Welke opties heb je met een afbeelding-PDF?

Zoals eerder aangegeven kun je hier soms wat mee als je het opent in Word.
In Excel kun je een poging wagen om de tekst uit een afbeelding te halen. Het eindresultaat is sterk afhankelijk van de kwaliteit van de afbeelding!
Excel kan tekst halen uit een afbeeldingbestand (bijv. JPG of PNG) of uit een gekopieerde afbeelding. Een PDF-is geen afbeeldingsbestand dus Afbeelding uit bestand kun je niet gebruiken niet werken.

  • Open het PDF-bestand in een reader.
  • Je moet de afbeelding op het klembord krijgen. Dan kan bijvoorbeeld zo.
    • Klik op de afbeelding en kopieer dit met Ctrl+c.
      De afbeelding staan nu op het klembord.
    • Maak een schermafdruk met Windows+Shift+s en sleep over de gegevens die in de afbeelding moeten komen.
  • Kies daarna in Excel Gegevens > Uit afbeelding > Afbeelding uit Klembord.
     Schermafdruk van de knop om gegevens te halen uit een afbeelding
     Rechts verschijnt een schermdeel waar de afbeelding wordt ‘gelezen’.
  • Gebruik Controleren ① om de plaatsen langs te gaan waar Excel vraagtekens bij heeft. Verbeter dit als dat nodig is > Accepteren ②.
    Schermafdruk van het deelvenster dat je moet doorlopen om de gegevens te controleren en in te voegen
  • Kies daarna Gegevens invoegen ③ om de gegevens in Excel te krijgen.

De gegevens staan nu in het werkblad en je kunt ermee aan de slag.
In tegenstelling tot ophalen uit een pdf-bestand, is er nu geen koppeling met de afbeelding meer.

Zoeken in de Office-programma’s

Decoratieve afbeelding die zoeken in een tekst symboliseert

In de enorme hoeveelheid gegevens op je computer zul je niet altijd exact weten waar iets staat. Dus zul je ‘zoeken’ vast wel eens gebruikt hebben. Het klinkt simpel, maar tijdens trainingen merk ik toch soms wat problemen hiermee of krijg ik een “Oh, DAT is handig!” te horen.
Hoe het zoeken gebeurt is niet in alle Microsoft Office-programma’s hetzelfde. Eenduidigheid is hierbij ver te ‘zoeken’ 😉!
Daarom dit blog over Zoeken.

Wat bijna altijd geldt bij Zoeken

  • Wat wordt gezocht?
    Als je in een programma ‘zoeken’ gebruikt wordt er bijna altijd naar een combinatie van tekens gezocht. Dat betekent dat als je zoekt naar ‘scherm’ dat je dan niet alleen het woord ‘scherm’ vindt, maar ook bijvoorbeeld ‘beschermen’, ‘schermtijd’.
  • Waar wordt gezocht?
    Als je tevoren een selectie hebt gemaakt, zal in eerste instantie alleen binnen die geselecteerde tekst/cellen/dia’s/map worden gezocht. Heb je geen selectie gemaakt, dan wordt overal gezocht. Bekijk bijzonderheden per programma hieronder.
  • Sneltoets
    In de meeste programma’s kun je het zoeken starten met een vaste sneltoets: Ctrl+f van het Engelse Find). Vreemd genoeg is de sneltoets in Outlook anders, namelijk Ctrl+e.
    Na die sneltoets moet je de zoektekens opgeven. Hoe dat gebeurt is niet in alle Office-programma’s hetzelfde.
  • Waar vind je het?
    In de Office-programma’s vind je dit ‘zoeken’ op de tab Start met een loep-afbeelding erbij: in Word en PowerPoint is Zoeken een aparte opdracht ①, in Excel is het een opdracht in het menu bij Zoeken en selecteren ②. In Outlook staat het niet op een tabblad maar in de titelbalk bovenaan ③.
    Afbeelding van de verschillende zoekopdrachten in de Officeprogramma's

Omdat de verschillende instellingen en keuzes die je hebt per Office-programma nog verschillen, beschrijf ik het hierna per programma.

Word

Als je een tekst in Word gaat doorzoeken, krijg je met Bestand > Zoeken (of Ctrl+f) een apart schermdeel Navigatie te zien. In dit scherm is dan Resultaten geselecteerd. Als je dat schermdeel al had, zal overgeschakeld worden naar het onderdeel Resultaten.
Je typt hier de zoektekens in ① en direct eronder zie je hoe vaak dit voorkomt ②. In het document zelf worden die zoektekens gemarkeerd ③.
In het navigatievenster kun je bladeren door de gevonden resultaten met de knoppen bij ④.

Het navigatievenster en het document waarin de zoekteksten zijn gemarkeerd

Wil je nauwkeuriger zoeken, dan kun je de Opties gebruiken via de menuknop ①.
Dan verschijnt een apart scherm ②. Daar kun je bijvoorbeeld opgeven dat je alleen de tekencombinatie wilt vinden als een Heel woord of dat er ook onderscheid gemaakt moet worden tussen hoofd- en kleine letters (Identieke hoofdletters/kleine letters).

Afbeelding hoe je het navigatievenster kunt uitbreiden met Opties

Wat hier pas sinds kort aanwezig is, dat je kunt zoeken op de tekens aan het begin of einde, dat dat je leestekens (interpunctie) en spaties kunt negeren bij het zoeken ③.
Ook kun je zou zoekwensen tegenwoordig als een standaard laten instellen met de knop bij ④.

Word kent ook Geavanceerd zoeken. Dit vind je in het menu van de Zoeken-knop ①. Heb je het Navigatiescherm, dan vind je dat onder het menu ②.

Waar staat de opdracht Geavanceerd zoeken in het lint en navigatievenster

Dit levert een dialoogvenster op met nog meer mogelijkheden. Met Volgende zoeken kun je langs de resultaten in het document gaan. Met de knop Minder/Meer ① kun je dit uitgebreider maken of niet.

Uitleg met nummering van dialoogvenster Zoeken en vervangen in Word
Handig zijn hier:

  • Markeren voor lezen ② zal alle gevonden tekst geel markeren in het hele document
  • Zoeken in ③ om aan te geven of je in de tekst van het document wilt zoeken of in de kop-voettekst
  • Opmaak ④ om bepaalde opmaak te zoeken. Als je geen tekens invult zal bijvoorbeeld “vet en cursief’ gevonden worden. Als je er tekens bij opgeeft alleen de tekens in die opmaak.
    Met de knop Geen opmaak ⑤ kun je die opmaak weer verwijderen.
  • Speciaal ⑥ om speciale tekens te zoeken zoals een Enter (=Alineamarkering), een zelf aangebracht pagina-einde of een vaste spatie. Die worden met een code weergegeven in het zoekvak (^p is bijvoorbeeld een Enter).

Excel

In Excel vind je Zoeken op de tab Bestand in het menu bij Zoeken en selecteren. Ook hier ga je met Volgende zoeken steeds naar het volgende zoekresultaat.

Uitleg met nummering van het dialoogvenster Zoeken en vervangen in Excel

Met Opties kun je het dialoogvenster uitgebreid of minder uitgebreid maken.

  • Binnen ①: hier geef je aan of je alleen wilt zoeken in het huidige werkblad of in het hele bestand (werkmap).
  • Zoekrichting ②: geef aan of je rij voor rij wilt doorzoeken of kolom voor kolom.
  • Zoeken in ③: geef aan in welke soort gegevens je wilt zoeken (bijvoorbeeld in formules of notities).
  • Identieke hoofdletters/kleine letters en Identieke celinhoud ④ zijn hetzelfde als bij Word.
  • Opmaak ⑤ geeft je de optie om bepaalde opmaak te zoeken of de zoektekst in een bepaalde opmaak (net als bij Word)
  • Alles zoeken ⑥ breidt het dialoogvenster nog verder uit en toont alle plekken waar het zoekresultaat staat. Dit kun je gebruiken om erheen te gaan (erop klikken).
    Vergeet niet dat je een dialoogvenster groter kunt maken als je rechtsonder deze puntjes ziet!
    Schermafbeelding met resultaat van Alles zoeken in Excel

PowerPoint

In PowerPoint is veel hetzelfde als in Word. Het dialoogvenster is vrij eenvoudig. Wat hier bijzonder is, is dat er ook een knop Vervangen aanwezig is. Daarmee kun je de zoektekens laten vervangen door andere tekens.

Dialoogvenster Zoeken in PowerPoint

Wat PowerPoint heeft en de andere programma’s niet, is het vervangen van een gebruikt lettertype in de hele presentatie.

Dialoogvenster in PowerPoint om lettertype te vervangen

Outlook

Outlook is wat zoeken betreft een buitenbeentje. Allereerst is van belang in welk onderdeel je zoekt: in de mail, agenda of contacten.
Als je in het zoeken-vak van de mail klikt en iets typt vult het programma dit aan voorgestelde teksten, namen van geadresseerden of afzenders, bestanden waar de tekst in kan voorkomen enzovoort.

Voorbeeld van zoektekst in Outlook en de voorstellenlijst

Tegelijk zal er een speciaal tabblad Zoeken verschijnen waarin je het zoeken verder kunt opgeven. Belangrijk is bijvoorbeeld het Bereik waar gezocht wordt (Huidige postvak, huidige map, Alle postvakken, Submappen of Alle Outlookitems).

Speciale tabblad Zoeken in Outlook Email

Dat speciale tabblad Zoeken past zich aan het onderdeel van Outlook aan waar je zoekt.
Zo ziet het eruit in de Agenda ① en zo in de Contacten ②.

Speciale tabblad Zoeken in Outlook Agenda en Contacten

Afbeeldingsindelingen in Word

Altijd een lastig onderwerp in een training: wat gebeurt er nu met een afbeelding in Word en met de tekst die er wel/niet omheen gaat.
Wat er gebeurt, hoe je dat kunt beïnvloeden en welke instellingen er mogelijk zijn leer je in deze blog.

Dit blog sluit aan bij de minicursus op YouTube: https://youtu.be/XmAEyxIqT78

Afbeeldingen en objecten

Wat ik hier ga uitleggen geldt niet alleen voor afbeeldingen, maar ook voor andere objecten. Denk aan vormen, grafische vormen, SmartArts en grafieken.

Voorbeelden van andere objecten (vorm, pictogram, grafiek en smartart)

Bij al die elementen zie je een knop ernaast, als die is geselecteerd: de knop Indelingsopties.

voorbeeld van een geselecteerde foto met de knop Indelingsopties ernaast
In het lint heb je ook bij afbeeldingen en objecten die geselecteerd zijn een speciaal tabblad, waar je die opdrachten ziet die speciaal bedoeld zijn voor dit object. Hieronder zie je die tabbladen voor een afbeelding en een vorm.

Twee voorbeelden van de speciale tabs in het lint

Afbeeldingen en objecten kun je altijd invoegen met kopiëren en plakken. In Word vind je de opties in het menu Invoegen in de groep Illustraties.

De knoppen op de tab INvoegen om afbeeldingen of andere objecten in te voegen

Welke indelingsopties zijn er en wat betekent dat?

Als de afbeelding is geselecteerd en je klikt op de knop Indelingsopties, dan zie je welke mogelijkheden er zijn. Symbolisch zie je ook al een beetje wat dit inhoudt.

Geselecteerde afbeelding met een geopende knop Indelingsopties, waardoor je het menu ziet

  • In tekstregel: De afbeelding of het object wordt als een teken in de tekst behandeld, dus net als een getypte letter. Dit betekent dat de afbeelding op dezelfde manier wordt geplaatst als tekst: de omliggende tekst zal zich nooit om de afbeelding heen gaan.
    Voorbeeld van een afbeelding en tekst met de indeling In tekstregel
  • Vierkant: De tekst loopt in een rechthoek rondom de afbeelding. Dit zorgt ervoor dat de tekst rondom de afbeelding loopt en na de afbeelding weer verder gaat.
    Voorbeeld van een afbeelding en tekst met de indeling Vierkant
  • Dicht opeen: De tekst loopt dicht om de contouren van de afbeelding, waardoor er minder witruimte rondom de afbeelding is dan bij de vierkantoptie. Of de vorm echt wordt gevolgd is afhankelijk van de afbeelding. Bij een afbeelding zal dit bijna nooit het geval zijn, maar bij een vorm of pictogram wel.
    Voorbeeld van een afbeelding en tekst met de indeling Dicht opeen
  • Transparant: Er is bijna geen verschil met Dicht opeen, maar het kan in sommige situaties net wat dichter erop zitten.
  • Boven en onder: De tekst loopt alleen boven en onder de afbeelding, en niet aan de zijkanten.
    Voorbeeld van een afbeelding en tekst met de indeling Boven en onder
  • Achter tekst: De afbeelding wordt achter de tekst geplaatst, waardoor de tekst over de afbeelding heen loopt.
    Voorbeeld van een afbeelding en tekst met de indeling Achter tekst
  • Voor tekst: De afbeelding wordt voor de tekst geplaatst, waardoor de tekst achter de afbeelding verdwijnt.
    Voorbeeld van een afbeelding en tekst met de indeling Voor tekst

Vergeleken met de andere opties is In tekstregel duidelijk anders dus. De tekst zal er nooit langs kunnen lopen. Versleep je een afbeelding dan zie je heel duidelijk het verschil. In tekstregel kun je het alleen verplaatsen tussen andere tekens. Bij het wijzigen van de afmetingen wordt het als het ware een groter of kleiner teken.

Welke indelingsoptie wordt standaard gebruikt?

Dat kun je zelf bepalen bij de Word-instellingen. Bestand > Opties > Geavanceerd > bij Knippen, kopiëren en plakken.

Schermafbeelding van de plaats waar jke de standaardinvoegwijze gekozen kan worden

Vaste positie op de pagina

Naast deze indelingsopties kun je ook kiezen voor een vaste plaats op de pagina. Dan komt een afbeelding bijvoorbeeld altijd precies rechtsboven op de pagina te staan. Dat regel je via de knop Positie in het lint. Zo weet je zeker dat een afbeelding bijvoorbeeld linksonder aan de pagina staat.

Knop Poositie met opengevouwen menu, waardoor je alle opties ziet

Die vaste posities zijn alleen mogelijk als het niet in de tekstregel staat. Als je voor en achter een afbeelding in een tekstregel een Enter plaatst (hiermee zet je de afbeelding in een eigen alinea), dan kun je wel de uitlijnknoppen gebruiken om de afbeelding links, midden of rechts in de marges te krijgen.

Schermafbeelding van een gecentreerde afbeelding in tekstregel met een Enter vóór en ná de afbeelding. Je ziet er ook de knoppen voor de alinea-uitlijning waarbij Centreren is gekozen

Het nieuwe lettertype in Office-programma’s

Misschien dat je het al hebt gemerkt: Microsoft heeft in de Office-apps (Word, Excel, PowerPoint en Outlook) sinds een tijdje een ander lettertype als je begint met een nieuw leeg document. Tot een tijdje geleden was het standaardlettertype Calibri en nu is dat Aptos.
Los van het feit of je het een ‘mooi’ lettertype vindt: velen vinden het hinderlijk dat er weinig onderscheid is tussen vette tekst in Aptos en normale tekst.

Tijdens mij trainingen krijg ik daarom vaak de vraag of dit aangepast kan worden. En het antwoord is: ja, dat kan. Maar het gaat niet in alle Office-apps op dezelfde manier.
In deze blog laat ik je zien hoe je terug kunt keren naar Calibri of naar een lettertype dat jouw voorkeur heeft voor nieuwe bestanden. Ik heb bijvoorbeeld voorkeur voor Verdana.

LET OP: als je een sjabloon gebruikt, bijvoorbeeld voor document in de huisstijl van je bedrijf, zal het deze lettertypewijziging niet van belang zijn. En onderstaande stappen gelden voor nieuwe lege documenten die je gaat maken in de programma’s.

Wat is een nieuw leeg bestand eigenlijk?

Het is in ieder geval niet een bestand waarin niets is geregeld. Sterker nog: er is al heel veel geregeld. Denk bijvoorbeeld aan het papierformaat, de marges, het lettertype, de uitlijning, is het staand of liggend.
Wat ik bedoel is: het bestand dat je maakt als je kiest voor Bestand > Nieuw > Leeg … [File > New > Blanc ... Of met de sneltoets Ctrl+n.

Standaardlettertype wijzigen in Word

In Word is het centrale woord hierbij de sjabloon NORMAL.DOTM. Dat is de basis voor een nieuw leeg Word-document. Je kunt zonder standaardlettertype wijzigen, zonder dat je deze speciale sjabloon opent.

  • Maak in een document via Start > Lettertype [Home > Font] de gewenste instelling via de knop bij ①.
  • Je krijgt dan het dialoogvenster Lettertype waar je de gewenste instelling maakt ②.
  • Daarna kies je voor Als standaard instellen [Set as Default] ③.
  • In het dialoogvenster dat dan verschijnt kies je de onderste optie ④.
  • Misschien dat je bij het afsluiten van Word nog een vraag krijgt of je de wijzigingen in NORMAL.DOTM wilt opslaan. Kies dan Ja.

Schermafbeelding met de verschillende stappen voor het instellen van een nieuw lettertype in Word.

Standaardlettertype wijzigen in Excel

Hier moet je naar de standaardinstelling van Excel zelf om het lettertype voor nieuwe lege werkmappen te vervangen.

  • Kies Bestand > Opties [File > Options].
  • Kies links de rubriek Algemeen [General] ①.
  • Blader naar het onderdeel Wanneer nieuwe werkmappen worden gemaakt [When creating new workbooks].
  • Kies daar het gewenste lettertype en lettergrootte ②.
    Schermafbeelding met de verschillende stappen voor het instellen van een nieuw lettertype in Excel.

Je krijgt een melding dat het pas ingaat als je Excel afsluit en daarna weer start.

Dialoogvenster met de extra waarschuwing.

Standaardlettertype wijzigen in PowerPoint

In dit programma is het iets ingewikkelder.

  • Maak een nieuwe lege presentatie.
  • Kies Ontwerpen ① > menu bij Varianten > Lettertypen ② [Design > Variants > Fonts] >kies Office 2013-2022 ③ (of maak een andere keuze).
    Schermafbeelding met de verschillende stappen voor het instellen van een nieuw lettertypethema in PowerPoint
  • Je hebt nu het lettertype gewijzigd voor de huidige presentatie.
    Nu moet dit nog doorgevoerd worden als je nieuwe standaard.
  • Houd de presentatie verder leeg en kies Bestand > Opslaan als [File > Save as].
    • Kies Bladeren [Browse].
    • Geef het bestand de naam Blank ①.
    • Geef als type op PowerPoint-sjabloon [PowerPoint Template] ②.
      WAARSCHUWING: Omdat je kiest voor het bestandstype “sjabloon” zal het bestand automatisch op de juiste plaats worden opgeslagen. Kies dus niet een andere locatie!
      Schermafbeelding hoe je het bestand voor de nieuwe lege presentatie moet opslaan in PowerPoint.
  • Nu moet je opletten. Je begint een nieuwe lege presentatie vanaf nu met Bestand > Nieuw > Default Theme [File > New > Default Theme] en niet meer met Lege presentatie [Blank Presentation]!
    Schermafbeelding welke nieuwe presentatie je moet kiezen voor het juiste lettertype in PowerPoint.

Alternatief: je kunt in de laatste stap het bestand ook opslaan als een sjabloon met een andere naam, bijvoorbeeld Mijn Lege Presentatie. Die gebruik je dan steeds als basis voor nieuwe

Standaardlettertype wijzigen in Outlook

In Outlook wijzig je het weer op een andere manier.

  • Kies Bestand > Opties [File > Options].
  • Ga naar de rubriek E-mail [Mail] ①.
  • Kies Briefpapier en Lettertype [Stationary and Fonts] ②.
  • Kies in het vervolgscherm voor het tabblad Persoonlijk e-mailpapier [Personal Stationary] ③.
  • Kies Lettertype onder Nieuwe e-mailberichten [Font New mail messages] ④ en maak kies daarna het lettertype en evt. grootte ⑤.
    Schermafbeelding met de verschillende stappen voor het instellen van een nieuw lettertype in Outlook.

Werken met vensters/schermdelen

Decoratief: verschillende citaten als "dit had ik eerder moeten weten".

Vaak heb je meer bestanden tegelijk geopend, soms zelfs meer per programma. Je hebt bijvoorbeeld 2 Word-documenten of Excel-bestanden tegelijk geopend. Hoe kun je daar nu handig mee werken? Of je nu één scherm hebt of met meer schermen werkt: deze tips kunnen altijd handig zijn. Vaak krijg ik een “had ik dit maar geweten” als ik het tijdens een training gebruik.

Windows-manier: twee venster onder/naast elkaar

Een standaardmanier van Windows om dit snel voor elkaar te krijgen is met een sneltoets:

  • Windows+→ (of met ←↓↑)
    zet het huidige venster rechts op het scherm zetten en toont de andere links. Klik op het venster dat je links wilt zien.
    Schermafbeelding van gebruik Windows-toets en pijl rechts: je kunt daarna een venster kiezen dat links moet komen.
  • In Windows 11 kun je bij een venster ook op het knopje wijzen en dan kiezen op welke manier je het scherm ingedeeld wilt hebben. Het huidige venster komt dan op die plaats en daarna kun je voor de overige vensters ook op een schermdeel klikken.
    Schermafbeelding van de knop Vorig formaat/Maximaliseren van een Windows-venster en de schermindeling die je dan ziet.

Binnen een programma overschakelen naar ander bestandsvenster

Wanneer je met Word, Excel of PowerPoint twee (of meer) bestanden geopend hebt, kun je in deze programma’s naar die andere geopende bestanden met het lint of met een sneltoets.

  • Ctrl+F6 schakelt over naar het volgende geopende bestand en dat kun je herhalen: je komt vanzelf weer terug bij het bestand waarmee je begon.
    Shift is ook hierbij de ‘omdraaitoets’: je gaat met Ctrl+Shift+F6 in dezelfde volgorde weer terug.
  • Via het lint doe je dit met Beeld > Ander venster. Je ziet dan alle geopende bestanden en kiest welke je wilt zien.
    Schermafbeelding van de knop Ander venster op de tab Beeld in het lint.

Twee delen van een bestand gelijktijdig zien

Soms is het handig om 2 delen van een programma tegelijk te kunnen zien. Het meest wordt dit gebruikt in Excel: je wilt bijvoorbeeld de gegevens op rij 100 zien, maar ook van de bovenste rijen. In PowerPoint kan het soms handig zijn bij het maken van een dia als je een andere dia ook kunt zien. In Excel is het handig als je verschillende werkbladen tegelijkertijd wilt zien.

Hierover heb ik ook een videotip gemaakt. Klik hier om die te bekijken.

  • Met Beeld > Nieuw venster maak je voor het document waar je mee bezig bent een tweede venster. Je zit dat in de titelbalk: er komt een nummer bij. Dit kun je herhalen voor een 3e, 4e enz aantal venster.
    Schermafbeelding van de titelbalk met de naam van een document en daarachter een nummer (1/2/etc).
  • Met Beeld > Alle vensters kun je deze vensters dan samen rangschikken op het scherm.

Waarschuwing met effen opvulling Waarschuwing met effen opvulling Waarschuwing met effen opvulling

Met Word en PowerPoint worden niet alleen de verschillende vensters van hetzelfde bestand hiermee geranhschikt op het scherm, maar óók andere geopende bestanden.
Excel heeft het wat dat betreft beter geregeld: die vraagt bij Alle vensters of het gaat om alle venster die er in het programma geopend zijn ①, of alleen de vensters van de actieve werkmap ② (=huidige bestand).
Schermafbeelding van het dialoogvenster in Excel Alle vensters.

Scherm splitsen

Word en Excel hebben de mogelijkheid het scherm te splitsen.

  • Beeld > Splitsen.

Je scherm wordt in tweeën gedeeld, maar blijft in hetzelfde venster. Elk deel heeft een schuifbalk ①, zodat je door te scrollen een ander deel van het bestand op het scherm kunt weergeven.
Door je muis op een splitsing te plaatsen kun je die verplaatsen ②.

De splitsing ongedaan maken doe je weer via het lint met Beeld > Splitsing verwijderen.

Schermafbeelding van Word net eeb in twee delen gesplitst venster.

Ook hier is het in Excel weer net even anders. Die splitst het scherm in 4 delen. Waar exact, hangt af van de actieve cel. Alle rijen erboven worden de horizontale splitsing en alle kolommen links ervan de verticale. Heb je zoals in de afbeelding I28 geselecteerd ①, dan zullen de eerste 27 rijen het bovenste schermdeel vormen en de kolommen A:H het linkerschermdeel. Scrollen doe je met de schuifbalken ②.

Schermafbeelding van een splitsing in Excel met 4 schermdelen.

Titels blokkeren op het scherm en op de afdruk

Excel heeft daarnaast de mogelijkheid om titels te blokkeren. Dat betekent dat de eerste rijen/kolommen op het scherm altijd blijven staan. Ook kun je titels blokkeren voor het afdrukken (of het maken van een PDF). Dat geef je apart aan.

Titels blokkeren op je scherm

  • Beeld > Blokkeren.
    Schermafbeelding van de knop Blokkeren in Excel.
  • Maak een keuze.
    • Titels blokkeren werkt op basis van de actieve cel (net als splitsen). Alle rijen erboven en alle kolommen links van de actieve cel worden vastgezet.
    • Bovenste rij blokkeren zet alleen rij 1 vast.
    • Eerste kolom blokkeren zet alleen kolom A vast.

Titels blokkeren bij het afdrukken of maken van een PDF

  • Kies Pagina-indeling > Afdruktitels.
  • Geef aan welke rij(en) en welke kolom(men) je op elke pagina herhaald wilt hebben.
    Schermafbeelding van het dialoogvenster Pagina-instelling in Excel , tab Blad waar je de afdruktitels in kunt stellen.

Waarschuwing met effen opvulling Waarschuwing met effen opvulling Waarschuwing met effen opvulling

LET OP:

  1. Titels blokkeren en Afdruktitels zijn instellingen die opgeslagen worden. Dat geldt niet voor de andere schermindelingsopties die hier besproken zijn. Ook hier weer een uitzondering voor Excel: splitsen wordt ook in Excel opgeslagen!
  2. Wil je een andere titelblokkering dan de huidige, dan moet je eerst kiezen voor Blokkeren > Titelblokkering opheffen.

Extra tips voor Excel-gebruikers

Soms wil je titels blokkeren gebruiken, maar gaat het eigenlijk alleen maar om één belangrijke rij. De rest staat er ‘toevallig’ boven. Bekijk onderstaande voorbeeld maar eens De eerste rijen bevatten informatie die niet per se op het scherm hoeft te blijven. Dat is pas van belang vanaf rij 10 (als je de datum ook wilt zien) of rij 11.

Schermafbeelding met 10 rijen met info, maar vanaf rij 10 moet het in beeld blijven. De andere zijn niet belangrijk.

Hoe regel je dat dan?

  • Je zorgt dat de eerst getoonde regel rij 10 is ①.
  • Je selecteer daarna rij A12 en kies Beeld > Blokkeren > Titels blokkeren.
    Je krijgt dan de situatie van ②.
    Schermafbeelding hoe je toch titels kunt blokkeren en die overbodige gegevens er niet blijven staan.

Heb je een voorbeeld als dit, dan vormen de cellen van rij 11 in feite een tabel. Maak er dan een Excel-tabel van, want dan hoef je de eerste rij met de kolomomschrijvingen niet te blokkeren. Dat gebeurt dan automatisch!

Digitoegankelijk

3 niet bestaande toetsen die symbool staan voor toegankelijk maken

Digitoegankelijke Word-documenten

logo Word, oog met streep en duimpje mhoog

Nog niet zo lang geleden werd ik benaderd door een bedrijf met de vraag of ik een Word-sjabloon ‘digitoegankelijk’ wilde maken. Voor overheidsorganisaties is dit intussen al verplicht, maar het is natuurlijk altijd goed om te zorgen dat documenten ook ‘leesbaar’ zijn voor mensen met een handicap. Er zijn in Nederland een half miljoen mensen die hulpmiddelen gebruiken om digitale documenten te kunnen lezen. Zo’n document wordt dan voorgelezen.

Maar het moet hier dan wel geschikt voor zijn. In deze blog laat ik je enkele eenvoudige tips zien om te zorgen dat jij ook voor digitoegankelijke Word-documenten kunt zorgen.

Wist je trouwens dat Word ook een controle-hulpmiddel voor toegankelijkheid heeft? En dat ik een YouTube-video heb gemaakt over digitoegankelijk maken van afbeeldingen? Dit is de link naar die video https://youtu.be/aaCdRiopdc0.

Maar eerst die eenvoudige tips.

Gebruik de stijlen voor koppen

Ook voor jezelf is het werken met stijlen voor koppen (Kop1, Kop2, enzovoort of in de Engelse versie Heading 1,2,3) handig, want het brengt direct overzicht en structuur aan in je document. Je kunt bovendien via Beeld > Navigatiedeelvenster een handig overzicht op je scherm houden tijdens het bewerken en snel naar een onderdeel toe gaan.
Zet alle hoofdstukken in Kop1 (1e niveau), paragrafen in Kop2 (2e niveau) enzovoort. Je kunt tot 9 niveaus gaan!

Knop voor stijl Kop1 in het lint

  • Selecteer de alinea van het hoofdstuk/paragraaf/subparagraaf
  • Klik op Kop1/Kop2/Kop3

De ‘platte tekst’ zet je in Standaard (Engels: Normal)

Afbeeldingen

Zorg dat je afbeelding in de tekstregel staan (Engels: in line). Als dat niet het geval is staan ze (technisch gezien) in een andere documentlaag en lukt het ‘voorlezen’ niet.

Knop naaast afbeelding om "In tekstregel' te controleren en in te stellen (1) en menu van rechtermuisknop bij afbeelding om vervangende tekst te typen (met deelvenster erbij)

  • Klik op de afbeelding om die te selecteren en klik op de knop (1) die je dan ziet > In tekstregel (Engels: In Line With Text)

Dat brengt meteen het volgende: een afbeelding moet een beschrijving hebben in de vorm van een ‘alternatieve tekst’. Daarin vertel je wat er in de afbeelding staat en dat al worden voorgelezen.

  • Klik met de rechtermuisknop op de afbeelding (2) > Vervangende tekst weergeven (of Alternatieve tekst).
  • Accepteer de tekst die automatisch is gemaakt of vervang die met een eigen beschrijving.

 

Het nadeel van afbeeldingen in de tekstregel is dat de tekst er niet naast kan doorlopen zoals bij 1. Hoe los je dat dan op?

Heel simpel: door het in een tabel te zetten zoals bij 2‚.

Voorbeeld van afbeelding met tekst ernaast en in een tabel

  • Maak een tabel van 2 kolommen. Zet in de ene kolom de afbeelding en in de andere de tekst. Haal bij de tabel de lijnen weg (bij ‚ zijn de lijnen verwijderd, maar de rasterlijnen niet, zodat je ziet dat het in een tabel staat: maar ook die kun je weghalen als je wilt).

Titel

Elk opgeslagen document heeft metagegevens. De bekendste zijn bijvoorbeeld de datum waarop het is aangemaakt en voor het laatste is bewerkt. Maar ook een ‘titel’ is een van de metagegevens. Geef elk document een titel.

  • Kies Bestand > Info.
  • Klik bij Titel en typ hier een goede omschrijving.

Bestand Info waar je titel kunt opgeven

Hyperlinks

Vaak zie je dat er hyperlinks achter een tekst of een afbeelding schuilgaan. Voor de digitale toegankelijkheid is het verstandiger om die hyperlink zelf weer te geven.
Dus https://digitaaltoegankelijk.nl/kennisbank/hoe-maak-ik-een-pdf-en-word-document-digitaal-toegankelijk/ in plaats van lees hier verder.

Enter-gebruik

Maak geen extra witruimte door enkele keren achter elkaar Enter te gebruiken. Die lege ruimtes worden namelijk ook voorgelezen.
Vaak zie je dat enkele keren Enter wordt gebruikt om extra ruimte na een hoofdstuktitel of over vóór een paragraaftitel te krijgen. Vervang dat door alinea-afstand.

  • Klik met de rechtermuisknop in een alinea > kies Alinea.
  • Vul bij Voor en/of Na de extra ruimte in die je wilt hebben.
    Standaard wordt dit aangegeven met ‘pt’, maar je kunt ook zelf # mm of # cm typen.

deel van Alinea-venster voor opgeven alinea-afstand

Contrast

Ik erger met al vaak aan witte letters op een gele achtergrond als ik een etiket moet lezen op een artikel: te weinig contrast!
Voorleeshulpmiddelen hebben ook problemen met weinig contrast. Zorg dus voor voldoende contrast tussen de achtergrond- en de tekstkleur.

Ik heb ook problemen met  een 5 punts letter die ik alleen met een leesbril of vergrootglas kan lezen. Daar hebben de controlehulpmiddelen dan weer geen last van .

Controleer je document

Op elk moment kun je het document controleren op toegankelijkheid.

  • Kies (1) Controleren > Toegankelijkheid controleren (Engels: Review > Check Accessibility)

Rechts verschijnt een rapport over je document. In de afbeelding hieronder zie je een voorbeeld (2).

Knop in lint voor controleren Teogankjelijkheid en deelvenster et resultaat

Klik je op een van de gevonden problemen dan kun je de fout vaak ook oplossen (3).

Als je het selectievakje inschakelt (4), krijg je al tijdens het werken met Word tips voor de toegankelijkheidscontrole. Wil je er meer over weten, klik dan op de link eronder.

Daarnaast heb je natuurlijk de mogelijkheid om te controleren op spelling- en grammaticafouten (tab Controleren > Editor (Engels: Review > Editor). Daar zit tegenwoordig overigens ook een leesbaarheidstatistiek bij. Dat geeft aan of je document lastig is om te lezen of niet. Hieronder zie je de afbeelding van het editor-rapport van dit document.

Eindrapportvoorbeeld van Editor